أهمية التخطيط وفوائده

التخطيط ضرورة مهمّة لكلّ مؤسسة وقطّاع، فالتخطيط يحقق المطلوب في الوقت المناسب بأقل وقت و أقل جهد.

تعريف التخطيط

هو عملية اتخاذ القرارات لما نريد تحقيقه في المستقبل وكيفية الوصول إليه انطلاقاً من واقع الوضع الحالي، ويجب أن تأخذ القرارات في حسبانها الموارد المتاحة.

فوائد التخطيط

للتخطيط فوائد عديدة للمنظمة نشير إلى بعضها فيما يلي:

1. تشجيع النظرة المستقبلية وإعداد الخطط لمواجهة التغيرات التي قد تحدث.
2. تجنّب الارتجال والعشوائية والقرارات العاطفية.
3. التنسيق الفعال بين نشاطات العديد من الأفراد الذين ترتبط أعمالهم ببعضها.
4. الاتصال الفعال بين الأفراد الذين يعملون على تحقيق أهداف مشتركة.
5. يساعد التخطيط على تشجيع التفكير المنظم والقدرة على التجديد.
6. تحديد أهداف المنظمة وتوجيه الاهتمام نحوها.
7. التخطيط نوع من الاقتصاد من خلاله يتم تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها. وتحديد الوسائل اللازمة للوصول إلى هذه الأهداف والطرق الواجب اتباعها.
8. التخطيط هو الأساس لوظيفة الرقابة فلا يمكن أن يوجد نظام فعّال للرقابة دون معايير رقابية محددة.

مقومات التخطيط الفعال

ملائم للعوامل المؤثرة الخارجية والداخلية

كالعوامل الاقتصادية والعوامل الاجتماعية وغيرها من الظروف الداخلية.

المُخطِّط الفعّال

فالفرد الذي يقوم بالتخطيط هو من أهم مقومات عملية التخطيط لذلك يجب أن يتصف بعدة صفات أساسية هي:

1. الالتزام بالمبادئ والقيم.
2. العلم المتخصص.
3. اتساع دائرته المعرفية.
4. حسن التوقع.
5. المعرفة الكافية بأسس عملية التخطيط.

خصائص التخطيط الفعال

حتى تكون عملية التخطيط فعّالة لابدّ لها من خصائص أساسية منها:

1. المساهمة في تحقيق الهدف.
2. الشمول.
3. الكفاءة والدقة.
4. الواقعية.
5. التدرج.
6. المرونة.
7. التنسيق الفعال.
8. العمق.
9. الوضوح والبساطة.
10. الاقتصادية.

القواعد الأساسية في التخطيط

التخطيط يأتي أولا

إنّ الوظائف الإدارية الأخرى جميعاً تساعد في تنفيذ الخطة وعلى أساس عملية التخطيط تكون كفاءة وجودة ونجاح الوظائف الإدارية الأخرى.

الالتزام

لابد من الالتزام بالأسس والخطوات الصحيحة للتخطيط ثمّ الالتزام بما وضع فالخطة تستنفذ جهداً ووقتاً وتكلفة فلابد من مداومة المحافظة على هذا الجهد بالالتزام بما أسند إليك والالتزام الجاد بتنفيذه.

المعلومات الصحيحة

حاول أن تعدّ قاعدة بيانات دقيقة وهذا عنصر هام من عناصر التخطيط وهو تجميع المعلومات الصحيحة والدقيقة وتكوين الفروض والاحتمالات المنطقية حتى تساعد في نجاح  التخطيط فاجتهد في جمع المعلومات الصحيحة لنجاح التخطيط.

التلازم

إنّ هناك تلازماً كبيراً وأساسياً بين عملية التخطيط وعملية الرقابة ويعدُّ التخطيط الصحيح عنصراً أساسياً في نجاح عملية الرقابة بوضعها لمعايير رقابية دقيقة وصحيحة وكذلك تعدّ عملية الرقابة عنصراً مساعداً هاماً لتنفيذ الخطة والسير الصحيح بها فهناك تلازم وتكامل هام جداً بينهما.

المشاركة

إنَّ مشاركة الأفراد المنفذين والمساهمين في وضع الخطة يكون من أهمِّ الأمور في حدوث الفعالية للخطة فهو أدعى لقبولهم لما فيها واقتناعهم وحماسهم لتحقيقها.

التنسيق

إنَّ من أهم أسباب نجاح عملية التخطيط والتي يجب مراعاتها هي حسن التنسيق بين الجهات التي تشارك في تنفيذ الخطة وبين الخطط الرئيسية والخطط الفرعية.

الإعلان عن الخطة

من المستحسن أن تكون الخطة واضحة تماماً معلنة للمشاركين في تنفيذها.

الرجل المناسب في المكان المناسب

التخطيط قضية رابحة من حيث المبدأ تحتاج أن يقوم على تنفيذها أفراد على كفاءة للأدوار المطلوبة منهم لذا لا بد من مناسبة الأفراد القائمين بالخطة للأدوار المنوطة بهم.

وضوح تام

لابدّ أن يكون هناك وضوح تام ومعرفة كاملة بأهداف وسياسات المنظمة العامة والخاصة وكذلك أهداف وسياسات الوحدات التي يتم التخطيط لها.

رقابة فعّالة

التخطيط والرقابة متلازمان لذلك يجب أن يتضمن التخطيط معايير رقابية تضمن نظاماً رقابياً فعّالاً يساعد على التنفيذ وتصحيح الانحرافات أولاً بأول والسير بالعمل قدماً إلى الأمام.