Sami Alshofy
مسك الدفاتر هو أحد الجوانب الأساسية للمحاسبة. سواء كنت تمتلك شركة صغيرة أو شركة متعددة الجنسيات، فإن تسجيل وتتبع وصيانة تفاصيل المعاملات المنظمة أمر ضروري. وهذا ما يفعله محاسب بالضبط بعملك.
إنها عملية تنظيم وتتبع بيانات المعاملات اليومية. هل تريد أن تعرف أكثر؟ في هذه المقالة، ستتعرف على تعريف وأمثلة وأنواع وأهمية مسك الدفاتر.
ما هو مسك الدفاتر في المحاسبة؟
بكلمات أبسط، مسك الدفاتر في المحاسبة هو عملية منهجية لتخزين وتنظيم وتتبع بيانات المعاملات التجارية. إنه أحد أهم أجزاء المحاسبة التي تتيح الأداء المالي السلس للأعمال.
محاسب خبير يدير المعاملات التجارية اليومية لتتبع الميزانية على المدى الطويل. لكي نكون أكثر تحديداً، في هذه العملية، يتتبع المحاسبون الشؤون المالية، بما في ذلك المبيعات والأجور والقروض والاستثمارات والديون والفوائد والبيانات الأخرى ذات الصلة – عادةً ما يتتبع المحاسب ويحلل الشؤون المالية والتفاصيل المتعلقة بها.
فيما يلي بعض الأمثلة على مسك الدفاتر التي يجب أن تفكر فيها:
- تتبع مدفوعات العملاء.
- تقديم فواتير دقيقة للخدمات أو البضائع المباعة.
- التحقق من الفواتير وتخزينها ومدفوعات الموردين والإيصالات.
- الاحتفاظ بسجل لحسابات الرصيد والبيانات التاريخية ودفاتر الأستاذ العامة.
- سجل الأرباح والديون.
باختصار، تساعد مسك الدفاتر في تحليل الوضع المالي للشركة. إدارة دفتر الأستاذ العام هي مسؤولية حاسمة لمسؤولي حسابات الأعمال.
دفتر الأستاذ العام هو مستند أساسي لتخزين جميع البيانات المالية. من الناحية الفنية، يُعرف التسجيل في دفتر الأستاذ عموماً باسم “الترحيل”. نظراً لوجود الكثير من البرامج المصممة في السوق لأتمتة الأنظمة، فقد أصبح مسك الدفاتر أمراً سهلاً للغاية. ومع ذلك، فإن تعقيد هذه العملية يعتمد كلياً على نوع العمل والشخص الذي يديره.
لنفترض أن مسك الدفاتر معقد للغاية بالنسبة للشركات الكبيرة أو الشركات التي تتلقى آلاف أو مئات الطلبات كل يوم. بالمقارنة، هذه العملية أقل إرهاقاً نسبياً للشركات الصغيرة أو الصغيرة التي تتلقى بضع عشرات من الطلبات
الفرق الرئيسي بين مسك الدفاتر والمحاسبة
غالباً ما يخلط الناس بين مسك الدفاتر والمحاسبة. إذا كنت أيضاً في نفس الحالة، فقد حان الوقت للتفكير في الاختلافات بين الاثنين بالتفصيل.
في هذا القسم، ستفهم الفرق الجوهري بين المحاسبة ومسك الدفاتر من حيث التعليم والمسؤوليات والشهادات:
- لا يتطلب مسك الدفاتر أي درجات تخرج رسمية مثل المحاسبة، فكل ما تحتاجه هو حفنة من التدريب بشهادات. أما المحاسبة تتطلب درجة البكالوريوس بدرجات جيدة.
- ماسك الدفاتر يتعامل مع أنشطة المعاملات اليومية بينما يحتفظ المحاسب بصفقات أعلى مثل التخطيط الضريبي والجوانب المالية الأكثر تعقيدًا.
- يقدم المحاسبون حلول مالية شاملة للأعمال للحفاظ على بيئة أعمال مستقرة. غالباً ما ينصحون بتوسعات الأعمال وفقاً للقواعد واللوائح. يتتبع ماسك الدفاتر خصوصيات وعموميات الأموال كل يوم دون الدخول في تعقيدات الصحة المالية العامة.
- تتطلب المحاسبة ترخيص محاسب قانوني ليزيد من مصداقيتها.
- يقوم كاتب الحسابات بالحفاظ على ضرائب الرواتب ومعالجتها بينما يقوم المحاسب بمعالجة الإقرارات الضريبية الخاصة بالأعمال التجارية والشخصية بالكامل.
هذه هي الاختلافات القليلة التي يجب على الجميع معرفتها.
هل مسك الدفاتر مهم؟
هل مسك الدفاتر مهم حقاً؟ الاجابة البسيطة هي نعم. يساعد على تتبع الوضع المالي الدقيق للأعمال، وتسجيل التدفق النقدي، واكتشاف الأنشطة الاحتيالية أو المشبوهة. إذا كنت لا تزال تعتقد أن مسك الدفاتر لا فائدة منه، فتخيل نشاطاً تجارياً دون تتبع أو تسجيل التدفقات النقدية والفواتير والفواتير وما إلى ذلك.
هل سبق لك أن تتبعت ميزانيتك الشهرية؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فربما تفهم أهمية مسك الدفاتر. وإلا، إذا كنت لا تهتم حتى بالتتبع المالي، فقد تتفهم ألم عدم الاحتفاظ بسجلات مالية منظمة. أليس كذلك؟ هذا هو السبب سواء كانت شركات متناهية الصغر أو صغيرة أو متوسطة أو شركات ثروة؛ يلعب مسك الدفاتر دوراً حيوياً.
علاوة على ذلك، تساعد سجلات المعاملات التجارية اليومية المفصلة في إعداد الميزانية العمومية. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يساعد أيضاً الشركات أثناء معالجة القروض. تشكل السجلات المالية الدقيقة والمحدثة أساساً قوياً للأعمال.
أهمية مسك الدفاتر
- يتتبع مسك الدفاتر مبيعات الأعمال والأرباح والفوائد والديون والوصفات والفواتير والاستثمارات أو المشتريات الجيدة والعمليات المالية الأخرى ذات الصلة.
- ينتج عن مسك الدفاتر ميزانية عمومية دقيقة، وتدفق نقدي، وتحتفظ بسجلات دفتر الأستاذ العام.
- يخزن مسك الدفاتر السجلات المالية الأساسية للشركة.
- يجيب مسك الدفاتر على الأسئلة المالية الأساسية مثل ما إذا كانت الشركة تعمل في الأرباح أو الخسائر، ووضعها المالي، وصافي ثروتها، وما إلى ذلك.
أنواع مسك الدفاتر
هناك نوعان أساسيان من إمساك الدفاتر – القيد الفردي والقيد المزدوج. دعونا نناقش كل منهم بالتفصيل.
القيد الفردي
هذه إحدى طرق مسك الدفاتر سهلة الاستخدام للمبتدئين والتي يستخدمها في الغالب الأفراد أو الشركات الصغيرة أو متناهية الصغر. هذه الطريقة لها إدخال سجل واحد. بشكل عام، يعمل نظام الإدخال الفردي بشكل جيد للشركات أو الأعمال التجارية بدون أي أصول مناسبة.
القيد المزدوج
على عكس الإدخال الفردي، تسجل هذه الطريقة الإدخالات مرتين لكل معاملة تتم معالجتها بواسطة الشركة. تستفيد الشركات أو الشركات الكبيرة من هذه الطريقة للحصول على بيانات دقيقة. بشكل عام، هذا النوع من مسك الدفاتر فعال وقوي للغاية.
على سبيل المثا ، لنفترض أنك حققت بيعا بقيمة 100 دولار. الآن، سيتم الخصم من حسابك النقدي وحساب المبيعات بمبلغ 100 دولار. القاعدة الإبهامية في هذه الطريقة هي أن مبلغ الخصم يساوي دائماً مبلغ الائتمان. بمجرد أن يحقق النشاط التجاري هذه الحالة، يُقال إنه متوازن.
تستخدم معظم الشركات النوعين المذكورين أعلاه من الأعمال. ومع ذلك، هناك أيضاً أنواع أخرى من إمساك الدفاتر في المحاسبة ، مثل – الأساليب القائمة على النقد أو على أساس الاستحقاق.
الطريقة القائمة على النقد – عادةً ما يسجل مسك الدفاتر القائم على النقد بيانات المعاملات عندما يدخل المال أو يخرج من حسابات الأعمال. يتم تسجيلها فقط عندما تتلقى الشركة النقود أو تدفعها.
الطريقة القائمة على الاستحقاق – بالمقارنة، طريقة الاستحقاق هي عملية تسجيل الدخل المكتسب للشركة. إنه يعمل بشكل ممتاز عند دمجه مع مسك الدفاتر مزدوج القيد.
يوصي الخبراء بالطرق القائمة على النقد أو الاستحقاق جنباً إلى جنب مع القيد الفردي أو المزدوج. إذا كنت ترغب في استخدام طريقة الاستحقاق، فهي تعمل بشكل ممتاز عند دمجها مع مسك الدفاتر مزدوج القيد. في الوقت نفسه، يمكنك استخدام طريقة قائمة على النقد مع إمساك الدفاتر لمرة واحدة.
