Sami Alshofy
الرقابة وظيفة إدارية تتم من خلال الاتصالات المباشرة وهي إشراف على أساس العلاقات المتبادلة ويكون هذا الإشراف مركزي عندما يمارس المدير الرقابة على أساس المعلومات الواردة من عمال البيع.
أهمية الرقابة
تعد الرقابة وظيفة تشمل الموظفين المبتدئين في مجال المبيعات من خلال التدريب الأولي والرقابة على الموظفين المهرة عن طريق الاستخدام الأمثل للوسائل المتاحة واستثمار التجهيزات والاحتياطات كما وتشمل الرقابة على المشرفين وعلى مفتشي نشاط البيع والمتدربين.
حيث تساعد الرقابة على تحسين نتائج تنفيذ عمليات البيع ولاسيما إذا كانت ذات طابع إرشادي ناصح وذلك بغاية تحقيق الهدف العام للمنظمة وتحقيق نجاحات جديدة أخرى حيث تتحقق الرقابة عند وضع مهمات محددة للموظفين ضمن إطار خطة محددة وتقديم المساعدة لتحقيق هذه الخطة وحتى تكون وظيفة الرقابة فعالة يجب أن تراعي النقاط التالية:
- يجب أن تكون مهمات وسلطات الموظف واضحة ومفهومة من قبله.
- متابعة تنفيذ العمل ورقابته والإعلان عن العمل الذي ينفذه كل موظف.
- أن يكون العامل على دراية بمشكلات العمل وتخطيط مساهمته في تنفيذ الخطة.
- تشجيع العمال وتحفيزهم على المبادرات الشخصية وتقدير جهودهم على الأعمال المنفذة من خلال تقديم المكافآت وغيرها.
إدارة عملية الرقابة
تستند إدارة العملية الرقابية التي تهدف إلى تحقيق الأهداف ورفع إنتاجية العمل إلى وجود أنظمة فعالة للتقييم والاتصالات وإجراء مقارنات للنتائج المتحققة لكل مهمة عن مستواها في الماضي بالإضافة إلى توفر معلومات دقيقة مناسبة لإجراء التصحيح عند اللزوم وتركز العملية الرقابية على ما يلي:
منظومة الاتصال
يقوم مدير المنظمة بالإشراف على تنفيذ خطة المبيعات والعمل على تغييرها عندما تستدعي الحاجة وأن يقوم بإدخال أنظمة للحصول على المعلومات المتعلقة بالمبيعات والأهداف ومعدلات الأداء.
وقد يكون عملاء البيع من أسهل مصادر الحصول على هذه المعلومات وكذلك المؤتمرات الدورية الخاصة بمشكلات البيع حيث يستخدم الوكلاء التجاريون أجهزة تسجيل لتسجيل المعلومات المتعلقة بالطلبية ويرسل هذا الشريط إلى الإدارة ليصاغ على شكل تقرير.
وقد يستخدم الهاتف كشكل من أشكال تقديم المعلومات وتسريع إرسال السلع حسب حاجات الزبائن حيث تستخدم الإدارة الحاسوب لتوفير الوقت فتستلم المعلومات وتنقلها إلى مركز الحاسوب في المنظمة والذي بدوره ينقلها للوكيل التجاري.
السجلات
حيث تستخدم من قبل الوكلاء التجاريين للرقابة على المبيعات وتتضمن هذه السجلات أسماء وعناوين العملاء وإمكانياتهم المادية وأنواع السلع التي يحتاجونها وأسماء الموظفين الذين يتعاملون معهم وتسجيل الزيارات والاتصالات الهاتفية والزيارات للعملاء والأوقات الملائمة لإجراء المحادثات.
خطة زيارة العملاء
تتضمن الخطة جدولاً بالزيارات للعملاء خلال أسبوع العمل والهدف من الزيارة وأسماء العملاء وأماكن تواجدهم وموعد كل عميل وهذا يعني التحديد الدقيق للعملاء الفعليين.
التقارير
تتضمن التقارير معلومات عن عدد العملاء الفعليين مقارنة بخطة زيارة العملاء حيث تحتوي تاريخ الزيارة ووقتها والهدف منها ومعلومات حول الإجراءات التي سيتخذها وكيل البيع والتي ستتخذها المنظمة.
ومناقشة مسائل تهم الطرفين والتعرف على الشكاوى والملاحظات وتقديم الآراء والاستشارات وموعد الزيارة المقبلة حيث تقدم التقارير إلى مشرف المبيعات والذي بدوره يعطي توجيهات تهم المنظمة وتؤكد على أهمية التقارير.
إجراءات التصحيح
حيث يتم في هذه المرحلة تحديد طريقة اتخاذ إجراءات التصحيح ومكانها وزمنها ولذلك تستخدم المنظمة أساليب مختلفة لإنجاز هذه الإجراءات كإقامة دورات تدريبية للموظفين في مكان العمل أو عقد مؤتمرات يشارك فيها الموظفون أما بالنسبة لزمن اتخاذ إجراءات التصحيح فيجب أن تتخذ بشكل فوري وبدون تأجيل.
التقويم
يعد التقويم أساس تخطيط نشاط البيع اللاحق ويستخدم بمثابة قاعدة عند تخطيط النشاط التسويقي في المستقبل ويعطي التقويم رئيس المنظمة فكرة عن إمكانية تحديد فعالية عمل الفروع.
