Iyad Jamal
إنّ نجاح أي منشأة أو مشروع يعتمد على إدارتها الجيدة والقرارات الإدارية الصادرة عنها والتي تعتمد على المعلومات الدقيقة والصحيحة الواردة إليهم وعلى ضوء هذه المعلومات يتم تسيير العمل.
وقد لعبت الأجهزة الالكترونية دوراً هاماً في تهيئة المعلومات الأساسية بسهولة وسرعة ودقة.
انسياب المعلومات من داخل المشروع إلى قسم الشراء
المسؤول الأساسي هو قسم الشراء الذي يتلقى المعلومات من وظائف المشروع ومن المصادر الخارجية وهو بدوره يعطي المعلومات إلى المشروع حيث يقدم كل قسم يقوم بوظيفة معينة داخل المشروع المعلومات الضرورية إلى قسم الشراء فمثلاً يقدم قسم التخطيط معلوماته التي تساعد على تلبية حاجات المشروع من المواد المختلفة.
ويقوم قسم المبيعات بتقديم تقديراته من المبيع إلى قسم الشراء وهذا يساعد في تخطيط أعمال الشراء لمدة سنة تقريباً مما يؤدي إلى تحقيق فعالية عملية الشراء بتحديد متطلبات العمل من المواد بشكل مسبق.
كما وأنّ الاعتمادات التقديرية للميزانيات المالية تضع قيوداً على مصاريف قسم الشراء وهي بذلك تشكل مصدر معلومات تدل على حركات الأموال النقدية اللازمة لتنفيذ أعمال الشراء.
كما وتقوم المحاسبة بتزويد المعلومات الهامة التي تساهم في تحديد سياسات الشراء والصنع وتعطي معلومات قيّمة عن حركة الدفع وتسديد حسابات الموردين.
ويقوم القسم القانوني في المشروع بتقديم معلومات تفيد في إجراء وتنفيذ عقود الشراء بفعالية ودراية كما يقدّم قسم الإنتاج معلومات حول تحديد أنواع المواد التي تستخدم في العملية الإنتاجية والكميات اللازمة.
وتزود وظيفة مراقبة المخزون قسم الشراء بالمعلومات اللازمة حول وضع المواد في المخازن وتحديد كميات الشراء وتقدم معلومات حول حالة توريد السلع والمواد إلى المشروع فيما إذا كانت مطابقة للمواصفات المحددة ولدرجة الجودة المطلوبة وهذا فيما يتعلق بالمعلومات الواردة من داخل المشروع.
انسياب المعلومات من خارج المشروع إلى قسم الشراء
هناك انسياب للمعلومات من خارج المشروع إلى قسم الشراء حيث تضم معلومات قيمة حول الأسعار وحالات العرض والطلب وذلك نتيجة اتصال المسؤولين في قسم الشراء مع البائعين واطلاعهم على الكاتالوجات والمجلات والمعارض التي تعطي معلومات أساسية حول أوضاع الموردين العامة والخاصة.
كما يلمّ المسؤولون في قسم الشراء بأمور تتعلق بطاقات الإنتاج كما يتلقى معلومات صحيحة حول طرق الشحن ومعدلاته من مصادر النقل المختلفة وتعتبر مراقبة تكاليف نقل المواد وضغطها عوامل تساعد في نجاح قسم الشراء والمشروع بشكل عام.
إنّ لقسم الشراء دور في استيراد المعلومات من داخل وخارج المشروع كما ويلعب دوراً هاماً في توريد هذه المعلومات إلى وظائف المشروع الأخرى بدءاً من الإدارة.
حيث تتلقى الإدارة المعلومات الأساسية حول السوق والوضع الاقتصادي وشروط العرض والطلب والأسعار من قسم الشراء الذي يزود المسؤولين عن تطوير الإنتاج في المشروع بمعلومات هامة حول السلع الجديدة في الأسواق وأسعارها وكيفية استخدامها.
وهذه بدورها تساهم في تحسين البضائع المنتجة كما ويقدم معلومات أساسية إلى قسم الهندسة حول أنواع ومواصفات السلع الموجودة في الأسواق فتساعده في أداء مهمته في تصميم المنتجات وطرق التصنيع.
وتنساب معلومات حول أداء المشاريع الأخرى لوظائفها التسويقية في البيع والإعلان وترويج المبيعات إلى قسم التسويق فتحسّن فعاليات المشروع التسويقية.
كما تزود قسم الإنتاج بمعلومات حول مواصفات المواد الموردة وبديلاتها في السوق وبذلك تفيده في تخطيط ومراقبة عمليات التصنيع بما يحقق الكفاية.
كما يقوم قسم الشراء بتزويد المخازن بمعلومات حول اتجاهات الأسعار وأنواع الخصم فيفيدها في مراقبة مستويات المخزون بشكل أفضل وفي تحديد كميات الشراء كما يساعد في تهيئة الميزانيات النقدية بما يقدمه من معلومات لأقسام المحاسبة والمالية حول الأسعار وتكاليف النقل والشحن.
