Iyad Jamal
هو عمل يحقق أداء واستخدام ما نحتاج إليه فقط وحذف ما يمكن الاستغناء عنه وتجميع الأشياء المتشابهة والمتعلقة ببعضها لتوفير أقصى ما يمكن من الوقت والجهد والمواد والأمكنة فهو عمل لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية والوقت لأداء العمل بأسرع وأرخص الطرق حيث أنّ أفكار تبسيط الأعمال واقعية ويمكن تطبيقها بسهولة.
دواعي تبسيط الأعمال
- تجزئة العمل إلى خطوات متعددة لا داعي لها إضافة إلى وجود خطوات في تنفيذ العمل لا لزوم لها تأخذ وقتاً وجهداً وتزيد تكلفة العمل.
- وجود ترتيب غير متسلسل لخطوات العمل وطول المدة الزمنية المخصصة لإنجاز كل خطوة وهذا يعيق العمل ويؤخر تنفيذه.
- كثرة المعاملات المتداولة بين الوحدات الإدارية والعاملين وتعدد عمليات المراجعة والمراقبة دون مبرر.
- توزيع الآلات والمكاتب بشكل غير مخطط ومدروس ووجود أخطاء في تصميم النماذج المستخدمة في العمل.
مبادئ تبسيط الأعمال
تصميم نماذج مطبوعة واستخدامها لتحقيق السرعة في إنجاز الأعمال.
- ترتيب خطوات تنفيذ العمل بشكل متسلسل وأن يكون لكل خطوة من خطوات العمل هدف محدد والاستغناء عن كل خطوة غير لازمة في العمل والتي قد تؤخّر إنجازه.
- تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل خطوة من خطوات العمل وجعل هذا الوقت متساوي في كل خطوة.
- وضع إجراءات خاصة بالأعمال الاستثنائية التي لا تتكرر كثيراً كي لا تعيق سير العمل.
خطوات تبسيط الأعمال
- تحديد العمل : يتم عادة تحديد العمل المراد تبسيطه على ضوء التقارير عن سير العمل وغالباً يكون هذا العمل الذي يثير التذمر لتتم عليه عملية التغيير.
- تسجيل المعلومات عن تفاصيل العمل بالنظام وجمعها بواسطة وسائل متعددة بالملاحظة والاستقصاء واستخدام خرائط كخريطة سير العمل وخريطة توزيع العمل.
- دراسة المعلومات التي تم جمعها دراسة دقيقة لمعرفة عمل كل جزئية في العمل وأهميتها ومن يؤدي كل منها والطريقة التي تؤدى به وهنا تظهر الأجزاء الهامة وغير الهامة وهذا بدوره يسّهل عملية تبسيط الأعمال.
- إجراء التحسينات على العمل على ضوء ما سبق بحذف الخطوات التي لا تلزم وضم بعضها لبعض وإعادة تنظيم بعضها وإضافة خطوات أسهل للعمل وتحديد الأدوات اللازمة للقيام بالعمل وتحديد الحالات الاستثنائية وتوضيحها.
- مرحلة التطبيق : بعد إدخال التحسينات على العمل المراد تبسيطه يطلب التقيد به وتنفيذه وذلك بعد اختبار الأسلوب الجديد المقترح لتفادي الثغرات إن وجدت.
الأدوات المستخدمة في تبسيط الأعمال
أما بالنسبة للأدوات المستخدمة في تبسيط الأعمال فهي:
1- خريطة توزيع الأعمال : وهي عبارة عن تبويب مبسط لجميع الأعمال التي ينجزها العاملين داخل التنظيم والوقت المستنفذ في أداء كل منها وهذه تساعد المحلل في تحديد القصور في توزيع العمل على العاملين من حيث الكمية والكيفية وجوانب القصور في تخصيص الوقت اللازم لأداء كل نشاط في المنظمة.
ويتم إعداد هذه الخريطة من خلال إعداد قائمة لكل موظف يحدد فيها جميع الأعمال التي يقوم بها والوقت المستغرق في إنجاز كل منها وإعداد قائمة تتضمن الأنشطة التي تقوم بها الوحدة مع ترتيب هذه الأنشطة حسب أهميتها.
2- خريطة سير العمل : تستخدم لتبسيط الإجراءات حيث تبين الخطوات التفصيلية لأداء العمل والعمليات التي تجري عليه من البداية حتى النهاية ومن خلال دراستها تساعد في تحديد نقاط الضعف وأسبابها وبالتالي تساعده في اقتراح الحلول.
3- دراسة وتخطيط مكان العمل : حيث تساعد على الاستفادة من مساحة مكان العمل وتسهيل حركة الأفراد وتوفير أكبر قدر من الراحة البدنية لهم بتوفير عنصر الأمن ووضع مستلزمات العمل بالقرب من مستخدميها ووضع العاملين الذين يتطلب عملهم التواصل بينهم باستمرار في أماكن متجاورة.
