Maram Othman
لنكن صادقين مع أنفسنا، عندما نكون في العمل، غالباً ما نشعر كما لو أن الوقت يمر عبر أصابعنا أو أنه لا توجد ساعات كافية لإكمال عبء العمل لدينا لهذا اليوم، لأن متخصصي الموارد البشرية كل يوم مكلفون بالعمل في بيئة سريعة التغير وسريعة الخطى يمكن أن يتراكم فيها الضغط بسرعة.
غالباً ما تُعتبر الموارد البشرية العمود الفقري للمؤسسة، حيث يتعامل الأفراد في هذا القسم مع العديد من جوانب العمل الأساسية، بدءاً من الاهتمام بسلامة ورفاهية الموظفين وتنظيم أي أحداث للشركة، حيث يمتلك متخصصو الموارد البشرية قائمة رائعة من المهام والمسؤوليات اليومية.
كيف يديرها متخصصو الموارد البشرية؟
الجواب هو إدارة الوقت، ومع ذلك حتى أكثر المتخصصين في الموارد البشرية نجاحاً يمكن أن يواجهوا صعوبة في موازنة عبء العمل الثقيل عليهم. لذلك، من الضروري لأولئك الذين يعملون ضمن الموارد البشرية تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت وتكييفها باستمرار ليظلوا فعالين.
توضح هذه المقالة عدة طرق يمكن لمحترفي الموارد البشرية من خلالها استعادة الدقائق الثمينة من خلال العمل بشكل أكثر ذكاءً بدلاً من العمل بجد من خلال الاستفادة من نصائح إدارة الوقت هذه.
كيف يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت؟
أولاً: تخصيص الوظائف لأعضاء آخرين في دائرتك
بصفتك رئيس قسم، فإننا نتفهم الرغبة العميقة الجذور بداخلك والتي تريد التعامل مع جميع المهام الواردة بنفسك. ومع ذلك، بغض النظر عن مدى نجاحك كمدير، لا يمكن لشخص واحد أن يتولى العمل الجدير بالقسم بأكمله ويمكن أن يكون تعدد المهام منحدرًا زلقاً بشكل لا يصدق بمجرد أن تبدأ.
اجعل عملك أسهل من خلال تخصيص المهام لأعضاء القسم الآخرين؛ أفضل طريقة للقيام بذلك هي من خلال تقييم مهارات كل عضو في قسمك وإعطاء المهام لهم بناءً على قدرتهم. على سبيل المثال، يمكنك البدء بتعيين مهام محددة أصغر لا تتطلب مهارات لأعضاء جدد من الموظفين أو المتدربين حتى يتمكنوا من البدء في بناء محفظة الموارد البشرية الخاصة بهم.
بينما تتعامل أنت والأعضاء الأكثر خبرة في فريقك مع المهام الأكثر صعوبة إذا كان ذلك سيجعلك تشعر براحة أكبر. بعد ذلك، عندما يزداد ثقة المبتدئين/المتدربين الجدد لديك، يمكنك البدء في تعيين مهام أكثر أهمية لهم ومشاركة عبء العمل بشكل متساوٍ، مما يمنحك مزيداً من الوقت لمزيد من الوظائف الاستراتيجية والمركزية الإدارية.
ثانياً: أتمتة أكبر عدد ممكن من المهام
ليس سراً أن متخصصي الموارد البشرية لديهم عبء عمل هائل للتنقل يومياً، من إدارة الإجازات، ورعاية رفاهية / سلامة الموظفين، والتوظيف، يتم تكليف متخصصي الموارد البشرية بوظائف مختلفة، بعضها روتيني ومتكرر ومهمات شاقة يمكن أن توفر على إدارتهم الكثير من الوقت والجهد إذا كانت مؤتمتة.
مع مزايا التكنولوجيا الحديثة والفوائد التي يمكن أن تمنحها للشركات، قد يبدو من غير المنطقي عدم السماح للتكنولوجيا بأخذ أكبر قدر ممكن من عبء العمل من لوحة عملك.
في الوقت الحاضر، يمكن حتى للشركات الصغيرة العثور على أنواع مختلفة من برامج الموارد البشرية التي يمكنها أتمتة العديد من الوظائف التي يكلف بها متخصصو الموارد البشرية يومياً، من إدارة الأداء إلى التخطيط للعطلات.
ثالثاً: أعد التفكير في كيفية حضور الاجتماعات
ستندهش من عدد الدقائق الثمينة التي يمكن أن تضيعها من يوم عملك في حضور الاجتماعات، كي لا نقول إن الاجتماعات هي إهدار كامل لوقت الشركة، لأن الاجتماعات المنتظمة هي مطلب في العمل لضمان أن كل شيء على ما يرام وأن أعضاء قسمك يعملون بأفضل ما لديهم من قدرات.
ومع ذلك، هناك بعض المفاهيم التي عفا عليها الزمن فيما يتعلق بالاجتماعات، والتي يمكن لمتخصصي الموارد البشرية القيام بها بتحديثها لتحسين مهاراتهم في إدارة الوقت، من الاجتماعات الطويلة والمملة إلى الاجتماعات الشخصية، هناك العديد من التطورات التكنولوجية المتاحة في الوقت الحاضر والتي يمكن أن تحدث ثورة في كيفية عقد الشركات للاجتماعات والقضاء على هذه المفاهيم التي عفا عليها الزمن.
يفخر إجراء الاجتماعات تقريباً بالعديد من الفوائد لمحترفي الموارد البشرية، بدءاً من القدرة على الاستضافة في أي مكان إلى تقليل الوقت المستغرق في انتظار وصول الأشخاص.
أو قد تقرر أن الاجتماع المعتاد وجهاً لوجه الذي يعقده قسمك مرة واحدة في الأسبوع غير ضروري بدلاً من ذلك، وتعزم على مقابلة وجهاً لوجه فقط عند ظهور مشكلة حرجة ويتم عقد أي مواضيع أخرى بشكل افتراضي.
في النهاية، تعد إعادة التفكير في كيفية حضورك للاجتماعات مفيدة إذا وجدت في كثير من الأحيان أن جلساتك تتم خلال الوقت المخصص، سيؤدي القيام بذلك إلى تزويدك بحلول مبتكرة للفترات المزدحمة ويساعدك على أن تصبح أكثر فعالية من حيث الوقت.
رابعاً: بذل جهداً لتقليل الانقسامات
قد يكون من الصعب ألا تشتت انتباهك وتعطي عبء عملك اهتمامك الكامل إذا كنت تعمل عن بعد، قد يكون من الصعب على اختصاصي الموارد البشرية الذين يعملون من المنزل أن يقاتلوا من أجل مستوى من التركيز أثناء إكمال عبء عملهم اليومي، بين إدارة الأطفال واضطرابات الولادة واستجداء الحيوانات الأليفة للفت الانتباه.
قد تتطلب إزالة أي مشتتات الكثير من قوة الإرادة والتصميم، ولكن يصبح الأمر أسهل كلما طالت مدة عملك بدونها، وإذا كنت شخصاً يتشتت انتباهك بسرعة، فيمكنك تجربة بعض الطرق التالية:
- لا تعمل في غرفة مركزية.
- العمل في مكان خاص به باب.
- ضع هاتفك في غرفة أخرى أو وضع الطائرة.
- لا تعمل مع وسائط مشتتة للانتباه في الخلفية.
- تجنب العمل من غرفة نومك.
- قلل كمية الفوضى الموجودة على مكتبك.
- قم بإيقاف تشغيل دفع الإخطارات وغيرها الكثير.
ستجد أن بذل جهد واع لتقليل عوامل التشتيت من حولك أثناء العمل من المنزل كعامل عن بعد سيساعدك على وضعك في العقلية الصحيحة للعمل وسيساعدك على إنشاء حاجز بين حياتك الشخصية وعملك.
خامساً: حافظ على مساحة عملك نظيفة ومرتبة
تم إجراء ارتباطات مباشرة بين أولئك الذين لديهم مكاتب مرتبة ومستويات إنتاجيتهم، حيث أن كونك محاطاً بالفوضى أو الفوضى العامة يمكن أن يشتت انتباه أدمغتنا ويجعل من الصعب التركيز على المهمة التي في متناول اليد، ناهيك عن أنك عندما تحاول العمل وسط الفوضى، ستكون أكثر عرضة لوضع المستندات في غير مكانها أو فقدها، وهو أمر غير مفيد لإدارة وقتنا.
قلل من مخاطر إضاعة دقائق العمل الثمينة عن طريق الحفاظ على مكتبك منظماً، عن طريق تخزين المستندات بمجرد الانتهاء منها، وتخزين المستندات التي تحتفظ بها لتسليمها في نظام حفظ الملفات وإلقاء القمامة في الحاوية بمجرد الانتهاء منها.
بالإضافة إلى ذلك، حاول مقاومة إغراء السماح للمستندات / الأعمال الورقية بالتراكم في كومة على مكتبك، لأن هذا سيجعل من الصعب العثور على أي شيء وخلق فوضى أكثر مما بدأت به.
بدلاً من ذلك، حاول أن تدخل نفسك في روتين من التطهير والتقليل والتنظيم لتقليل خطر أن تصبح محطة العمل الخاصة بك غير مرتبة، مما سيسهل عليك التركيز على عبء العمل الخاص بك ويساعدك في الوقت نفسه على أن تصبح أكثر فاعلية من حيث الوقت.
