Iyad Jamal
مسك الدفاتر هو جزء من عملية الحفاظ على السجلات المحاسبية. وهي مقسمة إلى جزأين: نظام الإدخال الفردي ونظام الإدخال المزدوج. عادة، لا تستخدم الشركات ذات الملكية الفردية والشراكة الصغيرة نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد، فالمعاملات النقدية والائتمانية هي الوحيدة التي يحتاجون إليها لتتبعها. ومع ذلك، سيرغبون في معرفة الأداء والوضع المالي لشركتهم في نهاية الفترة المحاسبية. يواجه المحاسبون صعوبات مختلفة نتيجة لذلك.
تركز معظم الشركات الصغيرة على إنشاء نظام سريع للدفع للبائعين وتسجيل الدخل ولا تدرك أنه يجب عليهم الاختيار بين القيد الفردي ومسك الدفاتر المزدوجة. لذلك، في هذه المقالة، دعنا نتعرف على الاختلافات بين أنظمة الإدخال الفردي والقيد المزدوج ولماذا يتم استخدامها في تسجيل المعاملات التجارية.
ما هو نظام القيد الفردي في المحاسبة؟
نظام القيد الفردي في المحاسبة هو طريقة محاسبية يتم فيها تسجيل كل معاملة محاسبية بإدخال واحد فقط في السجلات المحاسبية. يتم استخدامه في الغالب للإدخالات في بيان الدخل ويركز على نتائج المؤسسة التجارية.
أساسيات نظام القيد الفردي للمحاسبة
- إن مسك الدفاتر ذات الإدخال الفردي يشبه التعامل مع دفتر الشيكات الخاص بك ومن المرجح أن تعمل لصالحك إذا كانت شركتك صغيرة وغير معقدة مع حجم نشاط منخفض.
- عندما تستخدم محاسبة القيد الفردي، فإنك تتابع المعاملات مثل النقد والنفقات المخصومة من الضرائب والإيرادات الخاضعة للضريبة.
- نظام الإدخال الفردي مميز لأن كل معاملة يتم تسجيلها بإدخال واحد فقط، على غرار سجل الشيك الخاص بك.
- يتم إدخال الإدخالات كقيم موجبة أو سالبة في عمود واحد.
- يمكنك الاحتفاظ بدفتر أستاذ مكون من عمودين مع إمساك دفاتر ذات إدخال واحد، أحدهما للإيرادات والآخر للنفقات.
- يتم تسجيل كل معاملة في سطر واحد، وبالتالي، لا يزال يطلق عليها الدخول الفردي.
- نظام القيد الفردي هو نظام محاسبة غير مكتمل يستخدمه أصحاب الأعمال الصغيرة مع عدد متواضع من المعاملات.
- يتم فتح الحسابات الشخصية فقط والاحتفاظ بها من قبل صاحب العمل في هذا النظام المحاسبي.
- أحياناً يتم الاحتفاظ بالكتب المساعدة، وأحياناً لا يتم الاحتفاظ بها. نظراً لأن صاحب العمل لا يفتح حسابات حقيقية واسمية، فمن المستحيل إعداد حساب ربح وخسارة أو ميزانية عمومية لتحديد الربح أو الخسارة أو المركز المالي لمنظمة العمل بالضبط.
يجب على الشركات الكبيرة والمعقدة تجنب هذا النوع من مسك الدفاتر، فهو لا يتتبع الحسابات مثل المخزون أو الدائنين أو المستحقات. يمكن استخدام مسك الدفاتر المفرد لتحديد صافي الدخل، ولكن لا يمكن استخدامه لإنشاء ميزانية عمومية أو مراقبة حسابات الأصول والخصوم.
أنواع نظام محاسبة القيد الفردي
الأشكال المختلفة لطرق مسك الدفاتر ذات الإدخال الفردي مذكورة أدناه:
- الدخول الفردي النقي: يتم الاحتفاظ بالحسابات الشخصية فقط في هذا النظام، مما يعني عدم توفر معلومات حول النقد والأرصدة المصرفية والمبيعات والمشتريات وما إلى ذلك. هذا النهج موجود على الورق وليس له أي فائدة عملية بسبب فشله في تقديم حتى المعلومات الأساسية مثل النقود وما إلى ذلك.
- إدخال واحد بسيط: يتم الاحتفاظ فقط بالحسابات الشخصية ودفتر النقد في هذا النظام. على الرغم من التعامل مع هذه الحسابات على أساس القيد المزدوج، فإن الترحيلات من دفتر النقدية تتم فقط إلى الحسابات الشخصية، مع عدم وجود حسابات أخرى في دفتر الأستاذ. يتم بيان النقد المحصل من المدينين أو الأموال المدفوعة للدائنين في الفواتير الصادرة أو المستلمة حسب الحالة.
- الدخول شبه الفردي: الحسابات الشخصية، ودفتر النقد، وبعض الكتب المساعدة كلها هنا. المبيعات والمشتريات والفواتير هي الكتب الثلاثة الأساسية المساعدة التي يتم التعامل معها بموجب هذا النظام. الخصومات، التي يتم إدخالها في الحسابات الشخصية، لا يتم الاحتفاظ بها في سجل منفصل. بالإضافة إلى ذلك، هناك بعض المعلومات المحدودة حول بعض العناصر الأساسية للمصروفات، مثل العمالة والإيجار والأسعار. في الواقع، هذه هي الطريقة الأكثر استخدامًا لاستبدال نظام الإدخال المزدوج.
ما هو نظام القيد المزدوج لمسك الدفاتر؟
يفرض النظام المحاسبي لمحاسبة القيد المزدوج، المعروف غالباً باسم مسك الدفاتر المزدوجة، توثيق كل معاملة أو حدث للشركة في حسابين على الأقل. تعتمد المعادلة المحاسبية على نفس الفرضية.
يجب أن يتطابق كل مدين مع مبلغ ائتمان متساوٍ. لوضعها بطريقة أخرى، يجب أن تكون الديون والائتمانات متساوية في كل معاملة محاسبية وإجماليها.
أساسيات نظام القيد المزدوج للمحاسبة
بالنسبة لاحتياجاتها المحاسبية، تستخدم معظم الشركات، بما في ذلك المؤسسات الصغيرة، مسك الدفاتر مزدوج القيد. يحتوي كل حساب على عمودين، ويتم تقسيم كل معاملة بين حسابين في محاسبة القيد المزدوج. لكل معاملة إدخالان: مدين في حساب وائتمان في حساب آخر.
النظام كامل ودقيق ومتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) بسبب تأثير مزدوج. يتم تسجيل كل معاملة وفق طريقة مفصلة. تبدأ التقنية بإعداد مستندات المصدر، ثم تنتقل إلى اليوميات ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة، وأخيراً إلى إعداد البيانات المالية.
نظراً لأن هذا النظام يقوم بتسجيل كامل للمعاملات، فهناك فرص أقل للاحتيال والاختلاس. يتم التعرف على الأخطاء بسهولة. نظراً لطبيعته ذات الشقين، يمكن أيضاً تسوية الحسابات. توصي قوانين الضرائب أيضاً باستخدام نظام القيد المزدوج للمحاسبة لتسجيل المعاملات. ومع ذلك، فإن هذه العملية تستغرق وقتاً طويلاً مقارنة بنظام الإدخال الفردي.
المعادلة المحاسبية التي يقوم عليها نظام القيد المزدوج هي كما يلي:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية والالتزامات
- الأصول هي الموارد التي تمتلكها الشركة.
- الالتزامات هي الالتزامات التي تدين بها الشركة لطرف آخر.
- بعد دفع جميع الالتزامات والخصوم، يُطلق على المبلغ المستحق لأصحاب الأعمال حقوق الملكية.
أنواع نظام محاسبة القيد المزدوج
تحتاج إلى معرفة الحسابات المختلفة إذا كنت ترغب في إتقان فن إمساك الدفاتر المزدوجة. هذه الأنواع من الحسابات هي العامل الحاسم وراء أنواع محاسبة القيد المزدوج.
تؤخذ الحسابات التالية في الاعتبار عند تسجيل المعاملات بنظام القيد المزدوج:
- الأصول: يتتبع هذا الحساب جميع أصول الشركة. حسابات النقد وحسابات القبض والمعدات والمخزون هي أمثلة على حسابات الأصول. عندما يكون هناك تدفق للأصول، يزداد حساب الأصول، وعندما تتم إزالة الأصول، ينخفض حساب الأصول.
- الالتزامات: يكشف حساب الخصوم عن جميع الأموال التي تدين بها الشركة لأعمال أخرى. الحسابات الدائنة والمذكرات الدائنة مثالان على حسابات الالتزامات. تنمو الخصوم عندما تقترض الشركة المال وتشتري السلع والخدمات بالائتمان. في المقابل، عندما يتم سداد الخصوم، ينخفض رصيد الحساب.
- رأس المال: يجسد حساب الأسهم رأس مال المالك والاستثمارات والأرباح الإضافية في الأعمال التجارية. عندما تتعرض الشركة لخسائر، يتم استنفاد حساب الأسهم، كما هو الحال عندما يقوم المالك بسحب النقود للاستخدام الشخصي.
- الدخل: يُشار إلى المبلغ الذي تكسبه الشركة من بيع البضائع أو تقديم الخدمات على أنه الدخل أو الإيرادات. ويشمل أيضاً مصادر الدخل الأخرى، مثل الإيجار والعمولات والفوائد والأرباح وما إلى ذلك.
- المصاريف: تشير المصاريف إلى جميع التكاليف المتكبدة أو الأموال التي تنفقها الشركة لتوليد الإيرادات. تجدر الإشارة إلى أن النفقات تحدث عندما يتم استنفاد فوائد الأموال التي يتم إنفاقها في غضون عام. عندما تستمر الميزة لأكثر من عام، يشار إليها باسم النفقات.
الفرق بين نظام الإدخال الفردي ونظام الإدخال المزدوج
نظام القيد الفردي:
- نظام الإدخال الفردي هو نظام مسك دفاتر يتم فيه تسجيل جزء واحد فقط من المعاملة، مثل الخصم أو الائتمان. وهذا النوع من مسك الدفاتر ليس للأغراض الضريبية. بعبارة أخرى، لا تقبله السلطات الضريبية.
- إذا كنت تستخدم نظام مسك دفاتر ذي إدخال واحد، فلن تتمكن من إعداد ميزان المراجعة. ولا يمكننا تحديد الوضع المالي للشركة بدقة باستخدام نظام الإدخال الفردي لمسك الدفاتر.
- يعتبر نظام مسك الدفاتر ذات القيد الفردي نظام محاسبة غير ملائم لأنه لا يسجل جميع المعاملات المالية. بدلاً من ذلك، يتتبع فقط الحسابات الشخصية مثل المدينين والدائنين والنقد.
- أثناء الاحتفاظ بدفاتر الحسابات، هناك فرصة كبيرة لارتكاب العمال عمليات الاحتيال والأخطاء.
- نظراً لأنه لا يتم الحفاظ عليه وفقًا لمعيار معين ، يمكن لصاحب العمل فقط استخدامه. وهذا النظام مناسب فقط للشركات الصغيرة.
نظام القيد المزدوج:
- نحدد بدقة الوضع المالي للشركة باستخدام نظام القيد المزدوج لمسك الدفاتر.
- نظام مسك الدفاتر القيد المزدوج هو نظام محاسبة كامل لأنه يسجل جميع الأنشطة المالية ويصنفها إلى حسابات شخصية وحقيقية واسمية.
- أثناء الاحتفاظ بدفاتر الحسابات، هناك خطر أقل من قيام العمال بالاحتيال والأخطاء.
- نظراً لأن جميع الكتب يتم الاحتفاظ بها في تنسيقات قياسية، يمكن استخدام هذا النظام من قبل أي أطراف معنية.
- إنه مناسب لأي عمل.
