Sami Alshofy
إذا كنت تسافر بانتظام إلى الخارج للعمل، أو كان لديك موظفون في فريقك، فستعرف أن زيادة تكاليف السفر للعمل يمكن أن يكون لها تأثير كبير على أرباح الشركة.
يعد إنفاق الأموال على رحلات العمل رفاهية لا تستطيع معظم الشركات تحملها، خاصة في المناخ الاقتصادي الحالي. وفي بعض الأحيان على الرغم من ذلك لا مفر منه، خاصة إذا كنت بحاجة إلى السفر إلى الخارج للقاء الموردين أو العملاء الجدد المحتملين أو وكلاء المبيعات في الخارج.إذا كنت تسعى إلى تقليل إنفاق شركتك على رحلات العمل، فإليك سبع طرق لتوفير المال على رحلاتك:
أولاً: خطط مسبقاً
ليس من السهل دائمًا القيام بذلك في مجال الأعمال التجارية، مع تغيير الاستراتيجيات والأشياء التي تحتاج إلى اتخاذ إجراءات في لحظة. ولكن حيثما أمكن، من الأفضل دائمًا التخطيط مسبقًا.إذا كان لديك فرق أو موردون أو عملاء في بلدان مختلفة تعرف أنك ستحتاج إلى رؤيتهم في الأشهر القليلة المقبلة، فاحصل على تاريخ في اليوميات عاجلاً وليس آجلاً والتزم به، وكلما حجزت مبكرًا، من المرجح أن تكون تكاليف السفر أرخص.
ثانياً: قم بإعداد تنبيهات الرحلة
إذا كان لديك متسع من الوقت قبل الذهاب في رحلتك، فاستخدم ماسح الرحلة لمراقبة الأسعار، يمكنك معرفة متى ترتفع الأسعار، ومتى تنخفض، ومتى يكون من الأفضل الحجز. فإذا كانت أغلى مما ترغب في دفعه عند أول نظرة، قم بإعداد تنبيه عبر البريد الإلكتروني لإعلامك بمجرد انخفاض السعر.
ثالثاً: الطيران خارج أوقات الذروة
حيثما أمكن، تجنب أوقات الذروة في السفر والطيران. يجدر أخذ هذا في الاعتبار عند التخطيط في اجتماعاتك في المقام الأول أيضاً، تميل أيام الثلاثاء والأربعاء إلى أن تكون أيام الطيران الأرخص، كما هو الحال في الصباح الباكر والمغادرة في وقت لاحق من المساء. قد يكون من الأرخص أن تقيم ليلة إضافية في فندق بدلاً من العودة مباشرة بعد انتهاء عملك.
رابعاً: خفض عدد الركاب
الشيء الوحيد الذي يمكن أن تكون مذنبة به العديد من الشركات هو إرسال أشخاص بعيداً أكثر مما هو ضروري تماماً. إذا تطلب الاجتماع حضور ثلاثة أعضاء من فريقك، فليكن. ولكن، إذا كان من الممكن أن يقوم موظف واحد بالمهمة، فقم بإرسال هذا الشخص فقط، لأنه لا جدوى من إهدار المال على أجساد لا لزوم لها.
خامساً: تقليل التكاليف الأخرى
إذا كان هناك أكثر من شخص يسافر في الرحلة، فتأكد من إمكانية خفض التكاليف الأخرى، على سبيل المثال قم بمشاركة السيارة في المطار، مع توفير الوقود وتكاليف وقوف السيارات. والأفضل من ذلك – معرفة ما إذا كان النقل العام خياراً أرخص. تجنب أي إضافات إضافية ليست ضرورية تماماً، مثل الوجبات على متن الطائرة أو الأمتعة الإضافية أو صالات المطار.
سادساً: اختر مقصورة الطائرة الصحيحة
إذا كنت تواجه يوماً طويلا من السفر ثم تتجه مباشرة إلى اجتماع مهم بمجرد وصولك إلى وجهتك، فسترغب في السفر براحة تامة. ينطبق الأمر نفسه إذا كان لديك الكثير من الاجتماعات التحضيرية للقيام بها أثناء الرحلة أيضاً. كقاعدة عامة، قد تتطلب بعض المواقف درجة الأعمال بالطائرة، ولكن إذا كانت رحلة قصيرة نسبياً وكانت المواعيد اجتماعية، فلا يوجد سبب يمنع الموظفين من السفر في الدرجة الاقتصادية.
سابعاً: حاول أن تجعل الاجتماعات افتراضية
أفضل طريقة لتوفير المال على رحلات العمل هي عدم الذهاب على الإطلاق، فإذا لم يكن من الضروري للغاية أن يكون شخص ما هناك شخصياً، فلا تحضره شخصياً، وفي هذه الأيام، قد يكون من الأسهل جداً إجراء مكالمة جماعية عبر الفيديو، أو ندوة عبر الإنترنت أو حتى مجرد إجراء مكالمة هاتفية بسيطة أو محادثة عبر البريد الإلكتروني ط، ولا يزال ينتهي الأمر بنفس النتائج كما لو كنت في نفس الغرفة معاً.إذا كان بإمكانك إدارة جميع النصائح المذكورة أعلاه، أو بعضها على الأقل، في المرة القادمة التي تخطط فيها لرحلة عمل، فستبدأ قريباً في ملاحظة المدخرات الإيجابية التي ستحققها.
