أهمية العلاقات العامة في المؤسسات

العلاقات العامة نشاط يهدف إلى إيجاد التفاهم المتبادل والتجاوب المشترك بين العملاء والإدارة في أي مؤسسة أو هيئة، وأي تنظيم يجب أن يكون حريصاً على تفعيل هذا النشاط وتوظيفه بما يخدم مصالحه ويساعده على تطوير مستوى خدماته.

أهداف العلاقات العامة

للعلاقات العامة أهداف كثيرة أهمها :
1- دراسة متصلة ودقيقة لقياس اتجاهات الرأي العام لدى العملاء، ومن الطبيعي أن تكون هذه الدراسة مستندة إلى الأسلوب العلمي الذي يشمل تحليل وتفسير المعلومات والبيانات التي يمكن الحصول عليها.

2- وضع سياسة قائمة على النتائج التي وصلنا إليها عبر الدراسات سواء فيما يختص بالأهداف، أو تحديد المجالات وأسلوب العمل حتى يمكن الوصول إلى خطط وبرامج ومشروعات تفيد المؤسسة.

3- استخدام أسلوب التخطيط العلمي لوضع برامج مناسبة بعد تحديد الأهداف ومعرفة الوسائل، والإمكانيات وتحديد الوقت وتوزيع الاختصاصات في حدود الميزانية التي يمكن اعتمادها.

4- وضع خطة تنفيذية للبرامج المعتمدة والعمل في حدودها.
5- مساعدة أجهزة المؤسسة فيما يختص بوظائفها المتصلة بالعملاء.

6- المشاركة في رسم السياسة العامة للمؤسسة حتى تتلاءم مع اتجاهات الرأي العام ولا تتعارض معه.

أهم وظائف العلاقات العامة

تقوم العلاقات العامة بوظائف عديدة في أي مؤسسة أهمها:

1 – تعريف العملاء بالمؤسسة ومنتجاتها وشرح أهدافها بلغة مبسطة سهلة الفهم.
2 – شرح سياسة المؤسسة للعملاء وما يحدث فيها من تعديل أو تغيير.
3 – مساعدة العملاء على تكوين الرأي الحر حول المؤسسة ومنتجاتها من خلال تزويدهم بكل المعلومات ليكون هذا الرأي مبنياً على أساس الحقائق والوقائع.

4 – التأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر للعملاء صحيحة و سليمة.
5 – تزويد المؤسسة بكافة المعلومات والتطورات التي تطرأ على الرأي العام.
6 – حماية المؤسسة من أي هجوم يوجه ضدها نتيجة نشر أخبار كاذبة وغير صحيحة.

7 – تهيئة جو صالح في المنظمة بين العاملين فيها.
8 – تزويد الإدارة العليا للمنظمة بردود الأفعال على سياستها بين فئات العملاء.
9 – بحث وتحليل وتلخيص جميع المسائل التي تهم الإدارة العليا ورفعها إليها.

10 – مساعدة وتشجيع الاتصال المزدوج بين المستويات الإدارية العليا والدنيا داخل المنظمة.
11 – التأكد من أن أهداف المؤسسة تلقى اهتمام من فئات العملاء المختلفة.
12 – العمل كمنسق بين الإدارات المختلفة في المنظمة.

المراحل الأساسية لعملية العلاقات العامة

المرحلة الأولى : تحديد الهدف أي وضع أهداف معينة لخطة العلاقات العامة بغرض الوصول إليها.

المرحلة الثانية : جمع البيانات أي جمع المعلومات والإحصاءات والبيانات الكافية عن المشاكل المتصلة بالعلاقات العامة واتجاهات العملاء والأبعاد الحقيقية لهذه المشاكل.

المرحلة الثالثة :التخطيط فلتحقيق أهداف العلاقات العامة لابد من وضع خطة مناسبة ويجب أن تحتوي الخطة بدورها على برامج مختلفة تساهم في بلوغ هذه الأهداف.

المرحلة الرابعة : الاتصال أي الإخبار ونقل وتبادل المعلومات من وإلى العملاء المستهدفين.
المرحلة الخامسة : التقييم أي عملية تقدير الموقف والحكم على مدى فاعلية الخطة.

وسائل العلاقات العامة

تتعدد وسائل العلاقات العامة بتعدد مواقف الحياة اليومية وبشكل عام يمكن تقسيم هذه الوسائل إلى نوعين أساسيين هما :

1 – وسائل المواجهة المباشرة
وهي من أهم وسائل العلاقات العامة ومن هذه الأدوات المقابلة الشخصية، الزيارة، الندوات والمحاضرات، الاجتماعات، المؤتمرات، تنظيم المعارض والمشاركة فيها.

2 – وسائل المواجهة غير المباشرة وأهمها الإذاعة والصحافة والسينما والتلفزيون والمراسلات، ويجب عند اختيار الوسيلة مراعاة عدة عوامل منها الهدف، مستوى الجمهور ونوعيته، سرعة الوسيلة، درجة سرية المعلومات، تكلفة الرسالة، حجم الجمهور.