Iyad Jamal
إنّ وجود الاجتماعات في أيّ مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم أحدث المعلومات من المسؤولين للمرؤوسين بصورة عامة.
تعزز الاجتماعات الحياة التشاركية في العمل فتمنح فرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي تولّد الحماس وتزيد التحفيز لتنفيذها وتحمل المسؤولية بعد العمل بها بالإضافة إلى تكريس روح الفريق والعمل الجماعي.
أنواع الاجتماعات
للاجتماعات أنواع مختلفة منها:
- اجتماعات تبادل المعلومات والتي يكون الغرض منها تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية.
- اجتماعات اتخاذ القرارات تعقد هذه الاجتماعات لاتخاذ القرارات في القضايا موضوع البحث.
- اجتماعات البحث والدراسات تستخدم فيها طريقة العصف الذهني والفكري ويتم فيها تكوين عدد من مجموعات العمل وتكلف كل مجموعة بدراسة وبحث موضوع جزئي ضمن الموضوع العام الذي يبحث.
- اجتماعات طارئة والمقصود بها تلك الاجتماعات التي تعقد في الحالات الطارئة التي لا تتضمنها الخطط الدورية للمؤسسة.
- اجتماعات روتينية توضع مسبقاً في الخطط الموضوعة في برنامج عمل المؤسسة.
- اجتماعات إعلامية شكلية تتصف بكونها غير منتجة مثل سابقاتها وقد تعقد لأغراض احتفالية او مناسبات وطنية.
عوامل نجاح الاجتماع
هناك عدة عوامل تساهم في تحقيق الأهداف المنشودة للاجتماع وجعله مثمراً وناجحاً تقسم إلى ثلاث مراحل وهي
عامل النجاح أثناء الاجتماع
يجب تحديد هدف الاجتماع بصورة دقيقة قبل الدعوة للقيام به وتحديد زمان ومكان الاجتماع مع مراعاة التوقيت والمكان المناسبين لكافة المشاركين فيه.
لابد من إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويتم من قبل لجنة تحضيرية أو من قبل الجهة الداعية له وإبلاغ المشاركين به بمضمون هذا الجدول قبل الاجتماع بوقت يمكنهم من الاستعداد له وتحضير ما يتطلبه من معلومات وبيانات متعلقة بالهدف الذي عقد من اجله.
تحضير المستلزمات والقرطاسية من أقلام وأوراق وأجهزة عرض بالإضافة إلى توفير وسائل النقل وأماكن النوم إذا اقتضى الأمر .
عوامل نجاح الاجتماع أثناء عقده
التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين مسبقاً وتمتع المشاركين بالحيوية والنشاط بالإضافة إلى التعارف بين المجتمعين ان لم يسبق لهم التعارف وتذكيرهم بجدول أعمال الاجتماع المقررة مسبقاً يتخلله إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش والنقد بصورة بناءة ثم اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق أهداف الاجتماع بالإجماع أو الأغلبية.
عوامل نجاح الاجتماع بعد عقده
لكل اجتماع غاية وهدف من عقده بالتالي يجب وضع خطة لتنفيذ القرارات المتخذة والمتعلقة بهدف الاجتماع وتقويم أداء تنفيذ الخطة من قبل لجنة مختصة وتبليغ كافة الجهات المعنية بهذا الاجتماع والتي لم يتسنى لها الحضور.
أسباب فشل الاجتماع
- الدعوة إلى عقد اجتماع بدون تحديد هدف واضح تماماً يحقق الهدف العام للمنظمة يعد سبباً مهماً يؤدي إلى فشل الاجتماع.
- زيادة عدد المشاركين في الاجتماع قد يتسبب في إحجام البعض عن المشاركة وإبداء الرأي مما يجعل الاجتماع غير فعال.
- لا يؤدي الاجتماع الهدف الذي عقد من أجله في حال عدم وضع جدول أعمال واضح والذي يتسبب في الخروج عن الموضوع الأصلي.
- يؤدي المدير دوراً أساسياً في الاجتماع فإذا كان كثير الانتقاد لأعضاء الاجتماع سيشعر الأعضاء بالانهزامية وقلة الثقة بالنفس بالتالي سيفشل الاجتماع وخاصةً إذا سادت الاعتبارات الشخصية في حال حدوث مواجهة بين أعضاء الاجتماع خلال انعقاده.
- افتقار المدير للمهارات القيادية والإدارية يتيح الفرصة لبعض أعضاء الاجتماع لتولي زمام الأمور بالتالي توجيه الاجتماع نحو أهداف تخص مصلحتهم الشخصية وتهميش الأعضاء الآخرين.
تعد الاجتماعات الكثيرة مضيعة للوقت ،وتسبب كثرة الاجتماعات الملل للأفراد العاملين في منظمة معينة وبالتالي تنخفض إنتاجيتهم لذا يجب عقد اجتماع عندما تكون الحاجة ملحّة وضرورية.
