Yola Othman
تتكون المنظمة من نوعين من الموارد موارد مادية وموارد إنسانية وتعدّ الاتصالات التنظيمية من الأنشطة الإدارية الأساسية للتنسيق بين تلك الموارد من أجل تحقيق الأهداف ولكي تستطيع إدارة العلاقات العامة القيام بأداء مهامها المتعددة بأشكالها الداخلية والخارجية.
أهمية الاتصالات التنظيمية
اتضح في دراسات عديدة أنّ إدارة المنظمة تستغرق حوالي 80٪ من وقتها في الاتصال بالآخرين سواء جهات داخلية أم خارجية من زملاء ومرؤوسين ورؤساء وعملاء وموزعين وغيرهم.
وتعتمد إدارة المنظمة على الاتصالات التنظيمية للحصول على المعلومات والتأثير على الآخرين.
وتتعدد المهام التي تقوم بها الإدارة فهي تتضمن :
- بناء علاقات مع الآخرين.
- تبادل المعلومات.
- اتخاذ القرارات.
وتزداد أهمية الاتصالات باستمرار نظراً للتغيرات التالية:
تغير حاجات ورغبات واتجاهات العاملين فهم على مختلف المستويات الإدارية في حاجة إلى أن يكونوا على علم تام بالسياسات والبرامج والأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها والتي تتسم بالديناميكية والتغيير.
ازدياد تعقّد المنظمات
نظراً للتطورات التكنولوجية التي أدت إلى ظهور حاجة ماسة لتنمية إدراك العاملين لهذه التطورات ومحاولة إكسابهم مهارات جديدة وإقناعهم بالتغيير حيث إنه كلما كان العاملون على علم بدواعي هذا التغيير وأسلوبه ونتائجه ومدى تأثيره على عملهم وتم إقناعهم من جانب الإدارة بجدواه فإنّ ذلك يجعل رفض التغيير من جانب العاملين في أدنى حدوده.
ازدياد حجم المنظمات
من خلال النمو والتوسع والتطور في المنظمات والاتجاه إلى المنظمات الدولية التي تتميز بالاتساع والانتشار الجغرافي كل ذلك أدى إلى تعقد العملية الإدارية وازدياد الضغط على نظام الاتصالات ومن خلال قيام المديرين بتقليل الفجوة بينهم وبين العاملين من خلال نظام الاتصالات الجيد مما يؤدي بالنتيجة إلى تحسين معنوياتهم.
زيادة حجم البيانات والمعلومات
إنّ القدرة الفائقة للحاسبات الآلية على تشغيل البيانات وتخزينها يؤدي إلى وجود زيادة هائلة في حجم المعلومات مما يضع خملتً كبيراً على نظام الاتصالات لكي يتم التأكد من أن هذه المعلومات قد تم وصولها لمن يحتاجونها بالمنظمة في الوقت المناسب وبالدقة المطلوبة.
ازدياد المنافسة فالمنظمات لا تواجه فقط منافسة محلية وإنما قد تواجه منافسة عالمية ولكي تصبح المنظمة على درجة عالية من الكفاءة في التصنيع والتسويق وغيرها من المهام الإدارية فإن الاتصالات المنسقة السريعة تعتبر هامة في مثل هذا المجال.
التغيرات البيئية
المنظمة تعمل في عالم شديد التغير حيث لا يوجد شيء مستقر أو ثابت وهذا يتطلب من الإدارة أن يكون لديها نظم اتصالات فعالة حتى يمكنها من أن تواكب رياح التغيير.
وعلى ذلك فإنّ المنظمات لكي تعمل بنجاح فإنه يجب أن يكون هناك نظام اتصالات جيد لنقل المعلومات من الإدارة للعاملين وبالعكس من خلال الوسائل المتعددة.
فالمنظمة لا يمكن أن تحقق أهدافها من دون تنسيق جيد وكذلك فإنه لا يمكن بدء عملية تنسيق للجهود والأنشطة وتنفيذها من دون اتصالات جيدة.
ففي أية منظمة تتم إداراتها بطريقة سليمة لا بد أن تكون هناك طرق معينة تتبعها الإدارة لجعل العاملين على علم بكل الخطط والسياسات التي تؤثر عليهم مع ترك الفرصة لهم الإظهار ردود أفعالهم فيما يتعلق بآرائهم ومقترحاتهم تجاه هذه السياسات والقرارات الإدارية.
أهداف الاتصالات التنظيمية
يعتبر نقص أو عدم وجود اتصالات واضحة بين المدير والعاملين من الأسباب الأساسية المؤدية للأداء غير الكفء للعاملين وكن الأدوار التي يجب أن يقوم بها ممارس العلاقات العامة.
إن هدف القيام بالاتصال ليس نقل المعلومات فقط سواء كانت تعليمات أو سياسات أم إجراءات أم أوامر وإنما التأثير في مستقبل الرسالة من خلال فهمها ومعرفة الهدف من إرسالها والتصرف حسب ما هو محدد.
ويمكن أن تندرج أهداف الاتصالات تحت المجموعتين التاليتين:
- مجموعة الأهداف الخاصة بدفع العاملين للأداء والعمل.
- مجموعة الأهداف الخاصة بنقل المعلومات عبر الهيكل التنظيمي للمنظمة لأجل تحقيق الخطط والبرامج والأهداف.
