Sami Alshofy
التنظيم هو الوسيلة الضرورية لتنسيق كافة الجهود المبذولة من قبل الأفراد الذين يعملون في المشروع وتوجيهها لتحقيق أهدافه والوسيلة التي يعلق عليها هؤلاء الأفراد آمالهم لتحقيق أهداف معينة فهو وسيلة لغاية وليس غاية في حد ذاته.
وهو إعداد هيكل محدد للعلاقات والروابط وعند إعداد الهيكل التنظيمي يجب مراعاة حجم النشاط وطبيعة السلع المبيعة وعددها والتوزيع الجغرافي وطريقة التسويق والوضع المالي وسياسات البيع.
حيث يجب تحديد واجبات ومسؤوليات كل قسم ولكل وظيفة وتحديد عدد العاملين في كل مستوى من مستويات الإدارة ويرتبط التنظيم بالتوزيع المناسب للقوى العاملة والتجهيزات وغيرها وبتحديد العلاقات بين الموظفين بحسب اختصاصاتهم وتحديد الوظائف والاختصاصات ومسؤوليات كل وظيفة وإيجاد نظم معلومات فعالة لتحقيق التواصل الداخلي والخارجي.
ويؤثر أسلوب التنظيم مع المشترين واتساع النشاط في عدد الموظفين ونوعيته ويعد تحديد عدد الموظفين في مجال البيع من مهمات المدير وعند تحديده عدد الموظفين يجب مراعاة حجم عبء العمل ودرجة توفر المعلومات كمياً ونوعياً.
ففي المنظمات الكبيرة والتي يمتد نشاطها إلى مناطق جغرافية واسعة وتقوم بتوزيع تشكيلة سلعية واسعة تحتاج إلى عدد كبير من موظفي البيع حيث تتوزع فيها الحقوق والمسؤوليات من المستوى الإداري الأعلى إلى الأدنى أما المنظمات الصغيرة فهي لا تحتاج إلى عدد كبير من الموظفين ويكون الاتصال مباشراً بين الرئيس والمرؤوس.
مواصفات التنظيم الجيد
- تحفيز الأفراد وتوحيد جهودهم وجعلهم يعملون كفريق واحد وهذا ما يحقق التنسيق بين الأهداف الفردية والجماعية من خلال برامج التدريب والتعليم.
- التخصص وتقسيم العمل من الأمور الأساسية التي تؤثر في عملية التنظيم حيث عندما تزداد المهمات وتتعقد لابد من العمل على تقسيمها إلى مهمات محددة وإعطائها إلى أشخاص محددين وهذا ما يسمى تفويض الصلاحيات.
- من الأعمال المهمة للتنظيم هو التأكد من أن جميع النشاطات الفردية قد تم القيام بها فعندما تكون المؤسسة صغيرة يكون المديرون على اتصال مع مستعملي السلعة.
- وعندما يزداد حجم المنشأة تزداد قنوات الاتصال والتوسع فيكون المديرون اقل قدرة على الاتصال المباشر مع المستعملين ومن هنا لابد للمنظمة من تعيين موظفين لأداء هذه المهمة.
- معرفة وتحديد السلطة المتعلقة بكل مركز من المراكز التي يشغلها الموظفون فالسلطة قد تكون إدارية عندها الإداري قادر في ظل هذه السلطة أن يصدر القرارات حسب الحاجة وقد تكون السلطة وظيفية. وعندها الإداري يشرح ويحدد طريقة تنفيذ الخطط والسياسات وعليه يجب على كل إداري أن يتفهم طبيعة السلطة الموكلة له ويوجه نشاطه على حسب هذه السلطة.
- يقوم كل رئيس بتنسيق جهود مرؤوسيه وبالتالي تحديد عدد المرؤوسين بحسب عدد المهمات الموزعة عليهم ويتوقف ذلك على مدى استعداد وكفاية الرؤوساء وكذلك المرؤوسين ولابد للوصول إلى قرارات صائبة مراعاة عدد المهمات المتشابهة الموزعة على المرؤوسين. واتساعها وبالتالي ازدياد عدد المرؤوسين بالإضافة إلى طبيعة هذه المهمات وتوفر الوقت الكافي للمدير ليقوم بمهمة التخطيط دون إضاعة وقته في التفاصيل الروتينية
الواجبات الوظيفية
إنّ تنفيذ المهمات البيعية بشكل فعال يتحقق بوجود كادر إداري ذو درجة عالية من الكفاءة والتي تتحقق عندما يكون مؤهل بخبرات نوعية في مجال جمع المعلومات والعمل على الحاسوب وإدارة عملية الائتمان لتمكنهم من القيام بالأعمال الموكلة إليهم من متابعة البورصة وتسجيل الطلبات والمحاسبة والأسعار ونسخ وتسجيل الوثائق وتبويبها.
تتوزع الواجبات الوظيفية بشكل متسلسل بدءاً من واجبات المدير الإدارية إلى واجبات موظفي البيع وتحديد صفات الموظفين ووضع مخطط التعليمات الوظيفية وأشكال التنظيم التنفيذية.
