التخطيط في المنظمات التجارية

التخطيط عملية إدارية ومسبقة وهي تعني تحديد العوامل التي تساعد على نجاح أنشطة المنظمة من خلال تحديد الأهداف وإعداد السياسات والإستراتيجيات وتحديد الأساليب اللازمة لتحقيق الأهداف التي تسعى إليها المنظمة.

حيث تحتاج عملية التخطيط إلى التنبؤ بحجم المبيعات وتقلب الطلب والمنافسة والعوامل البيئية وعادة ما يضع خطة المبيعات مدير المنظمة والتي تعدّ من الواجبات المهمة بالنسبة إليه ويجب أن تتناسب الخطة مع الموارد المتوفرة والمتوقعة وإنّ من يقوم بوضعها هو من يقوم بتنفيذها كما يجب أن تتصف بالمرونة مع التغيرات التي تطرأ في البيئة المحيطة.

أهمية تخطيط النشاط التجاري

تحديد الوضع الحالي والمستقبلي للسوق وكذلك الحاجات الحالية والمستقبلية وهي تمثل المعلومات الأولية لوضع الخطة.
تحديد المسؤوليات الإدارية في كل أقسام وإدارات المنظمة.
تحديد أهداف النشاط التجاري من تنويع السلع والدخول في أسواق جديدة.
تحديد الخطط الفرعية وربطها بالخطة العامة.

مراحل تخطيط المبيعات

لتخطيط المبيعات عدة خطوات هي:

1- تحديد الأهداف

عند تحديد الأهداف يجب أن تكون واضحة ومعلومة من قبل جميع العاملين ومحددة لدور كل منهم في تحقيق هذه الأهداف الكمية منها والنوعية حيث تتمثل الأهداف الكمية في:

الحصول على أعلى نسبة ربح ممكنة.
تحقيق معدلات نمو عالية والمحافظة على الأهداف المتحققة.
تغطية نفقات المنظمة والمحافظة على حجم المبيعات.
زيادة حجم المبيعات من السلع والحصول على حصة من السوق.

أما الأهداف النوعية فتتمثل في المساهمة في كافة الأنشطة الثقافية والاجتماعية والاهتمام بالبيئة المحيطة وهذه الأهداف الكمية والنوعية قد تكون طويلة الأجل أو قصيرة الأجل ومن الضروري ألا يكون هناك تناقض فيما بينها.

2- تحليل بيئة النشاط

تتوافر في بيئة النشاط عوامل تؤثر إيجابياً في النشاط التجاري وهذه العوامل من الضروري استغلالها و هناك عوامل أخرى سلبية يجدر تجنبها وهذه العوامل تكون إما خارجية أو عوامل داخلية.

فالعوامل الخارجية تتكون من العوامل الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والسوق والمنافسة وغيرها و تتعرض هذه العوامل إلى تغيرات مستمرة وبسرعة وبصورة دراماتيكية يمكن التعرف عليها بسهولة

أما العوامل الداخلية المؤثرة في نشاط المنظمة فهي خطة التسويق وثقافة المنظمة والتمويل والمشتريات والعلاقات بين الأقسام والهدف من تحليل بيئة النشاط هو مساعدة الإدارة على اتخاذ قرارات فعالة.

3- جمع المعلومات

يجب أن تحدد الإدارة مصادر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها من أجل تحديد أهدافها وعند التخطيط والتنفيذ لتحقيق هذه الأهداف فهناك معلومات يمكن تحديدها مسبقاً.

وتشمل هذه المعلومات حاجات المستهلكين وحصص المنافسين والأسعار والتوزيع وغيرها وهناك معلومات لا يمكن أن تحدد مسبقاً وهذه المعلومات يمكن الوصول إليها بواسطة البحوث.

أنواع مصادر المعلومات:

مصادر خارجية : وتتمثل في الإحصائيات الحكومية ووكلاء أبحاث التسويق والموزعين.
مصادر داخلية : وتتمثل في مستوى المخزون والوضع المالي والمحاسبة وطلبيات العملاء وتقارير الأرباح والخسائر.

4- تحليل الوضع الحالي للمنظمة

ويتناول معرفة الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها وطبيعة النشاط الذي تمارسه ونوعية السلع التي ترغب المنظمة بتلبيتها كما ويتضمن إجراءات رفع سمعة المنظمة وتقويم المنافسين وجمع المعلومات المتعلقة بهم.

وتحليلها لمعرفة موقع المنظمة في السوق وتحديد نقاط الضعف والقوة للمنافسين ثم تحديد نقاط الضعف والقوة للمنظمة ويتضمن كذلك تحديد عدد المنافسين والتعرف على استراتيجياتهم وأساليب المنافسة المتبعة وتحليل السوق للتعرف على إمكانات بيع السلعة.

ويتناول الأسواق التي تورد السلعة إليها وسعة السوق ودراسة قنوات التوزيع وأساليبه وتحديد أنواع الإستراتيجيات التي اتبعتها المنظمة في الماضي ونتائجها والإستراتيجيات التي يمكن استخدامها في المستقبل.