Maram Othman
سواء أدركنا ذلك أم لا، فنحن نتواصل طوال الوقت، وبالنظر إلى عدد المنصات والأجهزة التي نستخدمها بينما نعيش حياتنا اليومية، وتعدد المهام التي تتطلبها إجراءاتنا الروتينية، فإن معظمنا جيد جداً في التواصل.
أمثلة على مهارات الاتصال :
- تتشارك وقتاً ممتعاً، وتتحدث مع عائلتك قبل أن تغادر إلى العمل.
- تستخدم تطبيقاً للاتصال بسيارة أجرة لأن سيارتك في المرآب.
- التقاط الأخبار على جهازك اللوحي في الكابينة أثناء إلقاء نظرة خاطفة على الجدول الزمني الخاص بك على Facebook.
- تحضر عدداً كبيراً من الاجتماعات في المكتب.
- الرد على سيل من رسائل البريد الإلكتروني.
- مؤتمر عبر الفيديو مع العملاء في قارة أخرى.
- مشاركة بعض المزاح الذي تشتد الحاجة إليه مع زملائك وأنت تتجمع في السيارة في طريق العودة إلى المنزل.
ما هي الاتصالات التجارية؟ ولماذا هي مهمة؟
التواصل هو شريان الحياة لأي منظمة، سواء كان الأمر يتعلق بإصدار تعليمات بسيطة في العمل، أو فرز موقف صعب مع المرؤوس، أو رفع الروح المعنوية المتدنية، أو إيجاد طريقة أفضل لتحقيق أهداف الإنتاجية، أو إحاطة فريقك بتعليقات العملاء بعد إطلاق المنتج، أو كمدير تنفيذي، أو حث موظفيك على القيام بذلك، لذا فإن التواصل هو المحور لأي مشروع تجاري، من البداية حتى الوصول إلى الشركة العالمية.
الاتصالات التجارية مقابل التواصل الاجتماعي
تختلف الاتصالات التجارية بشكل كبير عن الاتصال المنتظم، حيث تشير إلى الاتصال الذي يحدث في بيئة العمل، ويهدف إلى تحقيق الهدف المشترك المتمثل في إنجاز المهمة وتنفيذها بفعالية.
يمكن أن يكون الاتصال التجاري داخلياً، أي داخل المنظمة بين الزملاء أو بين الإدارات؛ أو قد يكون خارجياً، على سبيل المثال، حملة لبناء علامة تجارية لشركة ما لتعزيز صورتها.
يمكن أن يشمل أيضاً التواصل مع البائعين أو المنظمات الشريكة أو العملاء المحتملين أو الجمهور العام فقط.
هناك العديد من المسارات الوظيفية التي تعتمد بالكامل تقريباً على مهارات الاتصال التجاري، مثل التسويق وخدمة العملاء واتصالات الشركات والعلاقات العامة وإدارة العلامات التجارية والإعلان وإدارة الأحداث.
بينما تختلف الأطراف في طرفي الإرسال والاستلام، فإن كل مجال من مجالات العمل هذه يدور حول إيصال رسالة معينة عبرها ونقلها إلى جمهور مستهدف محدد للغاية.
لقد انفجر عدد المنصات التي نستخدمها للاتصالات التجارية في الآونة الأخيرة، ففي حين أن الهاتف والبريد الإلكتروني كانا في يوم من الأيام الوسيلة الأكثر استخداماً، فإن الاجتماعات عبر الإنترنت ومؤتمرات الفيديو والمؤتمرات عن بعد والرسائل الصوتية وحتى الدردشة عبر الإنترنت والمراسلة الفورية أصبحت متساوية في الدورة التدريبية.
عندما يتعلق الأمر بشركة تستهدف جمهوراً كبيراً، فإن مقاطع الفيديو وعروض PowerPoint التقديمية (PPT) والمدونات والتطبيقات ووسائل التواصل الاجتماعي والتلفزيون تنقذ، ومع توفر كل هذه المنصات بنقرة من الإصبع دعونا لا ننسى من أين بدأ كل شيء “تواصل جيد وجهاً لوجه على الطراز القديم”!
أنواع مهارات الاتصال التجاري
أولاً: التكلم
ربما يكون التحدث أو الاتصال اللفظي هو الطريقة الأكثر استخداماً لتوصيل رسالة في مكان العمل، ويشمل ذلك الاجتماعات والعروض التقديمية وورش العمل والمقابلات الشخصية والمؤتمرات الهاتفية والفيديو.
إنه مباشر، ولا يكلف شيئا، وهو فوري، كما أنه فعال لأنه يسمح للمستقبل بالتقاط الإشارات غير اللفظية الهامة مثل تعابير الوجه والنغمة والنبرة ولغة الجسد.
تُستخدم مهارة الاتصال هذه بشكل أفضل في المواقف التي يكون فيها إنشاء اتصال شخصي أمرًا مهمًا، مثل سيناريوهات حل النزاعات وتمارين بناء الفريق وأثناء بيع أحد المنتجات، ولكن نظراً لأن المزيد والمزيد من الشركات أصبحت عالمية وتعمل مع شركاء وعملاء وعملاء في جميع أنحاء العالم، فإن الاتصال اللفظي يخسر أمام المنصات الرقمية.
ثانياً: الكتابة
هذه مهارة اتصال تجارية قوية أخرى، والتي تشمل سلسلة كاملة من البريد الإلكتروني، ومذكرات العمل الداخلية، والرسائل الرسمية، ولوحات الإعلانات، والملصقات، والنشرات، و PPTs، إلخ.
تتطلب الكتابة الفعالة اختياراً دقيقاً للكلمات التي ترسل رسالة بشكل مقنع ودقيق.
هذا النوع من الاتصال موثوق به؛ يمكن استخدامه للوصول إلى عدة أفراد دفعة واحدة؛ وهي أفضل طريقة لنقل المعلومات الفنية.
نظراً لأنه دقيق وصريح، يعد الاتصال الكتابي أداة فعالة لشرح المفاهيم المعقدة وإصدار التعليمات، خيث أنه أمر لا لبس فيه، وعندما يكون الكاتب واضحاً، لا يترك أي مجال لسوء التفسير.
ينشئ الاتصال الكتابي أيضاً مساراً ورقياً للرجوع إليه في المستقبل، كما أنه يساعد الفرق القانونية في الشركات الكبيرة على القيام بعملهم.
ثالثاً: القراءة
من الصعب إتقان هذا ببساطة لأن المزيد من الناس، وخاصة الشباب، يقضون وقتاً أقل في القراءة.
يقصر الكثيرون قراءتهم على مواقع الشبكات الاجتماعية والمراسلة الفورية، بينما يقرؤون فقط عند الضرورة القصوى.
ومع ذلك، لكي تكون موظفاً أو تنفيذياً أو مديراً تنفيذياً ناجحاً، فأنت بحاجة إلى إتقان فن القراءة لمجرد أن نصف اتصالات عملك على الأقل تكون مكتوبة.
رابعاً: الاستماع
ربما تكون أصعب مهارة في مجال الاتصالات التجارية، حيث يعني الاستماع أنك لا تسمع فقط ما يقوله شخص ما ولكنك تفهم المحتوى أيضاً، وتقوم بفك تشفير جميع الإشارات غير اللفظية وتصفية الرسالة دون تحيز.
يُعد الاستماع الفعال أداة رابحة في مجموعة أدوات كل مدير، لأنه يعني ضمناً القدرة على وضع نفسه في مكان شخص آخر، وهو أمر يتوق إليه كل موظف.
الشركة التي تستمع بشكل فعال هي الشركة المنفتحة على الأفكار والتعليقات والابتكارات ولديها علاقات تنظيمية جيدة ومستعدة لتصحيح أخطائها ومسيراتها الحتمية إلى الأمام.
خامساً: اللغة الإنجليزية في اتصالات الأعمال
شئنا أم أبينا فاللغة الإنجليزية تعتبر عالمياً لغة مشتركة للأعمال.
