Maram Othman
تتيح مجموعة تقنيات التعاون الصحيحة لفريقك التقاط الأفكار والمعلومات وتنظيمها واستخدامها بكفاءة، بحيث يكون هناك صراع بشري أقل وإنتاجية بشرية أكبر.
أمضينا بعض الوقت في البحث عن الأدوات التي يستخدمها الأشخاص للتعاون، وهنا سنشارك المكونات الأكثر شيوعاً لمكدسات التكنولوجيا التعاونية – بالإضافة إلى بعض النصائح حول اختيار الأدوات المناسبة لفريقك.
كيف تختار أدوات التعاون؟
تشبه مجموعات تقنيات التعاون بصمات الأصابع – فلكل شركة واحدة فريدة من نوعها، إذا كنت ترغب في الحصول على لمحة عن مدى تنوع الأذواق، فما عليك سوى البحث عن “tech stack” على Twitter.
إذن كيف تصمم مجموعة تناسبك ولفريقك؟ هناك أربعة اعتبارات رئيسية:
1- هل تناسب ميزانيتك؟ تؤثر ميزانية فريقك على الأدوات التي يمكنك استخدامها وعددها،فكلما انخفضت ميزانيتك، زادت رغبتك في اختيار التطبيقات متعددة الأغراض بدلاً من الخيارات المتخصصة.
2- هل يساعد في المهام الخاصة بالفريق؟ في حين أن هناك بعض المهام التي يقوم بها كل فريق، مثل إرسال الرسائل لبعضهم البعض والتعاون في المشاريع، فقد يكون لديك مهام خاصة بالقسم، والتي ستتطلب حلولاً أكثر تركيزاً.
3- هل يمكنه التعامل مع حجم فريقك وحجم عملك؟ يمكن أن يؤثر حجم الفريق وحجم العمل على تسعير أدواتك بالإضافة إلى الميزات التي يمكنك الوصول إليها.
4- هل تتكامل مع أدواتك الأخرى؟ ما لم تعثر على شركة يونيكورن تتعامل مع جميع أعمال التعاون الخاصة بك (لن تفعل ذلك)، فسيلزمك العمل عبر التطبيقات، ومع زيادة عبء العمل لديك، ستكون عمليات التكامل بين الأدوات ضرورية.
فئات الأدوات السبع التي ستجدها في مجموعات تقنيات التعاون
تتنوع مجموعات تقنيات التعاون بشكل كبير، ولكن لمجرد أن الأدوات الدقيقة مختلفة دائماً، فهذا لا يعني أن المجموعات نفسها ليس لديها الكثير من القواسم المشتركة. فيما يلي الفئات التي يجب مراعاتها عند إنشاء مجموعة تطبيقات التعاون الخاصة بك:
أولاً: تطبيقات دردشة الفريق
لا يمكنك الحصول على تعاون بدون اتصال، وتعد تطبيقات الدردشة الجماعية، في هذه المرحلة، إضافة ضرورية تقريباً للبريد الإلكتروني، ويعد الاتصال في الوقت الفعلي مساحة أسرع وأكثر رسمية ومفيدة للعمل عن بُعد والتعاون داخل المكتب، ويمكن لفريقك الارتباط أو مشاركة تحديثات المشروع السريعة أو طرح الأسئلة في تطبيق الدردشة، يمكنك أيضاً التواصل خارجياً مع الكثير من تطبيقات الدردشة الجماعية.
ثانياً: تطبيقات التقويم وجدولة المواعيد
يعد تطبيق التقويم المشترك أمراً ضرورياً عندما يتعلق الأمر بالتعاون الداخلي، إذا كان بإمكانك استخدام نفس الأداة للجدولة الخارجية، فمن الأفضل – إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن استخدام تطبيق جدولة الاجتماع سيساعد في سد هذه الفجوة.
ثالثاً: برنامج مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة
بمجرد جدولة اجتماعاتك، فأنت بحاجة إلى مكان لاستضافتها – كما أن وجود أداة اجتماعات افتراضية تقلل من تباعد الأشخاص الذين يطلبون رابطاً في اللحظة الأخيرة.
تتضمن معظم تطبيقات الدردشة الجماعية نوعاً من ميزة الاجتماعات، ولكن هناك أيضاً أدوات تركز حصرياً على مكالمات الفيديو مثل تطبيق Zoom.
تتضاعف هذه التطبيقات أيضاً كبرنامج مشاركة الشاشة، والذي يسمح لك بالعرض بدلاً من الإخبار، وإذا كان فريقك يفضل الاتصال غير المتزامن، فستكون أداة تسجيل الشاشة مفيدة أيضاً.
رابعاً: برمجيات إدارة المشاريع
لا يوجد بديل لاستراتيجية رائعة لإدارة المشروع، ولكن يمكن أن تساعدك الأدوات في تنفيذ خططك، يتيح لك تطبيق إدارة المشاريع مشاركة المهام وتعيينها وإدارة المواعيد النهائية وإضافة المعالم.
خامساً: تطبيقات إدارة الملفات
مع نمو فريقك، يتضخم عدد الملفات التي تديرها بشكل كبير. ستحتاج إلى نظام إدارة مستندات لا يحتوي فقط على سعة تخزين لإيواء ملفاتك، ولكنه أيضاً يجعل من السهل الوصول إليها مع البقاء آمناً.
سادساً: تطبيقات إدارة كلمات المرور
عادةً ما تكون كلمات المرور أمراً شخصياً، ولكن سيكون هناك الكثير من الأوقات عندما يحتاج فريقك إلى مشاركة التفاصيل. على سبيل المثال، إذا قام عدد قليل من الأشخاص بالوصول إلى حساب تجريبي للمبيعات أو التسويق، فإن وجود مدير كلمات مرور يضمن عدم إغلاق أي شخص.
سابعاً: ألواح الكتابة وأدوات التصميم على الإنترنت
تتيح أدوات السبورة التعاونية أو التصميم أو الرسم التخطيطي للفرق تبادل الأفكار معًا وتنظيم الأفكار وإنشاء المخططات والتكرار في التصميمات.
