Joseph Mardini
هو دراسة لأسباب أعراض التنظيم السيء التي تحد من القدرة والفاعلية على الأداء ووضع الحلول المناسبة لعلاجه وذلك للقضاء عليه ودفعه للأمام نحو تحقيق أهدافه بكفاءة عالية.
أعراض التنظيم السيء
- كثرة طلبات التنقل داخل التنظيم وطلبات التظلم المقدمة من العاملين.
- ارتفاع نسبة الغياب في العمل والاستقالات والتأخير في إنجاز العمل.
- ضعف الثقة والتعاون بين العاملين وبين المرؤوسين والرؤساء وضعف مشاركتهم في الإدارة عند وجود نظام يسمح بذلك.
- ارتفاع نسبة المخالفات والعقوبات وانتشار ظاهرة اللامبالاة والسلبية بين العاملين دليل انخفاض الروح المعنوية.
- وجود تضارب وتأخير في القرارات المتخذة.
- انخفاض كمية وجودة المنتجات والخدمات وزيادة تكلفة العمل.
- التشكي الدائم من قبل المستهلكين والموردين على تعاملهم.
أسباب ظهور ضعف التنظيم
هذا وبعد تحديد الأعراض يجب تحليلها وتحديد أسباب ظهورها فعملية تحديد الأسباب تساعد على وضع الحل المناسب الذي يعالج هذه الأعراض ومن أسباب ضعف التنظيم وتخلفه إدارياً:
- المبادئ والأساليب الإدارية المتبعة في التنظيم دون مراعاة ظروف وطبيعة العمل في التنظيم والعاملين فيه.
- عدم وضوح المسؤوليات والاختصاصات وعدم توزيع الأعمال على الوحدات بشكل متوازن وكثرة عدد المستويات الإدارية وعدم تكافؤ السلطة مع المسؤولية.
- عدم وضوح الأهداف والسياسات والذي يعود للتخطيط غير السليم حيث ينعكس بالغموض أو إساءة الفهم.
- ضعف كفاءة المتابعة والتقويم للأعمال المنجزة داخل التنظيم فالتقويم مهم لنجاح الخطة والتعرف على نقاط الضعف والقوة في العمل.
- وجود جمود داخل التنظيم نتيجة عدم متابعة التغيرات الحاصلة داخل وخارج التنظيم والتكيف معها والعمل على استيعابها.
مراحل عملية التطوير التنظيمي
مرحلة جمع المعلومات
حيث يتم فيها جمع المعلومات عن التنظيم أهدافه هيكله التنظيمي وسياسات وطرق العمل فيه الموارد والإمكانيات المتاحة والنتائج السابقة وكذلك معلومات عن البيئة المحيطة مستخدم بذلك القوانين والقرارات والسجلات والاستقصاءات والملاحظة الشخصية
التحليل التنظيمي
وهنا يتم تحليل المعلومات التي تم جمعها ومن ثم يتم وضع الاقتراحات اللازمة للتطوير وكلما كان التشخيص دقيقاً كانت الاقتراحات مناسبة ويتضمن هذا التحليل:
- تحليل عملية تنظيم المنشأة : ويتناول درجة الانسجام والتوافق بين الوظائف وازدواجية وتداخل هذه الوظائف والتوزيع المتوازن للإعمال بين الوحدات ومركزية السلطة ونطاق الإشراف وعدد المستويات الإدارية ومدى سهولة عملية الاتصالات بين أجزاء التنظيم ومدى التوافق بين هيكل التنظيم ومتطلبات العمل.
- تحليل الأنشطة الأساسية : ويتناول تحليل السياسات المستخدمة في تنظيم سير العمل كسياسة الإنتاج والتسويق والمالية وتحليل إجراءات العمل ونماذجه المستخدمة.
- تحليل الأفراد : من حيث وضع الشخص المناسب في المكان المناسب لإمكانياته وتحليل اتجاهات الأفراد وأنماط سلوكهم ومدى التناسب بين حجم ونوعية الأفراد والتدريب المستخدم لهم مع متطلبات التنظيم واحتياجاته.
- تحليل الإمكانيات المادية المستخدمة من معدات ومواد ومدى توافق هذه الإمكانات وتناسبها مع عناصر التنظيم من أفراد وأنشطة والهيكل التنظيمي.
- التقويم : تأتي هذه المرحلة بعد عملية التحليل وتحديد النتائج وهنا يتم مقارنة نتائج التحليل بمعايير محددة وذلك لمعرفة نقاط الضعف في التنظيم ومعالجتها ونقاط القوة للعمل على تدعيمها وزيادة الاستفادة منها.
- وإن عملية التقويم تتم من خلال وضع معايير محددة للتنظيم الفعال ومقارنة النتائج مع هذه المعايير أو قد يكون من خلال مقارنة نتائج التحليل مع تنظيمات أخرى منافسة وناجحة تمارس نفس النشاط على أن تكون المعلومات عنها دقيقة لضمان سلامة المقارنة.
- بناء التنظيم الأمثل : بعد القيام بالتقويم تأتي المرحلة الأخيرة من مراحل التطوير التنظيمي التي يتم فيها وضع الحلول والمقترحات اللازمة لتلافي أوجه الضعف ودعم أوجه القوة في العمل وهذا ما يجعل التنظيم يصل إلى الفعالية والكفاءة التي تجعله قادراً على تحقيق أهدافه وأهداف العاملين بنجاح وبالتالي تحقيق غاية عملية التطوير التنظيمي.
