إدارة المشاريع

هناك العديد من أسباب ظهور إدارة المشاريع في العصر الحديث كالتوسع في المعرفة البشرية والتقدم العلمي والتكنولوجي سواء في مجال المعلومات أو مجال الاتصالات والطلب المتزايد على السلع والخدمات المركبة والمعقدة بما في ذلك التغيير في أذواق المستهلكين في طلبها لهذه السلع.

كذلك العولمة وظهور المنافسة العالية وعالمية الإنتاج والتسويق والأعمال الدولية بشكل عام ظهور المشروعات العملاقة التي تتطلب التخصص والمؤهلات والمهارات العلمية المناسبة في إدارة مثل هذه المشاريع.

تعريف المشروع

عرف المشروع وفق الجمعية البريطانية لإدارة المشاريع بأنه مجموعة من الأنشطة المترابطة غير الروتينية, لها بدايات ونهايات زمنية محددة يتم تنفيذها من قبل شخص أو منظمة لتحقيق أهداف محددة في إطار معايير الكلفة والزمن والجودة المخطط لها.

تحديد العناصر التي يجب توافرها في المشروع

ومن خلال ما سبق يمكن تحديد مجموعة من العناصر التي يجب توافرها في المشروع وهي كالآتي:

1. المشروع له أنشطة مترابطة وغير روتينية.

2. المشروع له أنشطة لها بدايات ونهايات زمنية محددة.

3. المشروع له فترة زمنية محددة.

4 . المشروع له موازنة تقديرية مخصصة بها الأموال اللازمة.

5 . المشروع له هدف يجب تحقيقه سواء كان يتمثل في سلعة أو خدمة أو منتج فريد.

6. يجب تحقيق معايير الكلفة والزمن والجودة المناسبة والمطلوبة من الزبائن.

مراحل دورة الحياة للمشروع

1- مرحلة إدراك فكرة المشروع: تتضمن هذه المرحلة دراسة مدى الحاجة للقيام بهذا المشروع ودراسة جدوى مبدئية تتضمن الدراسة الفنية والمالية والتي ستجيب عن الأسئلة الآتية( كم سيكلف المشروع ومتى يبدأ وماذا سيحقق المشروع).

2- مرحلة التعريف بالمشروع: تتضمن هذه المرحلة تحديد الموارد اللازمة ووضع الخطط التفصيلية اللازمة لتنفيذ المشروع ووضع الموازنات والجداول الزمنية للمشروع ووضع الاستراتيجيات وتحديد الإجراءات اللازمة للقيام بالنشاطات المختلفة.

3- مرحلة التنفيذ: تتضمن هذه المرحلة الرقابة على تنفيذ المشروع ورفع التقارير حسب الحاجة (يوميا, أسبوعياً, شهرياً) كما تم تنفيذه وكذلك مقارنة ما تم تنفيذه مع ما تم التخطيط له وتقييم مدى الانحرافات وكذلك اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

4- مرحلة تشغيل المشروع: تتضمن هذه المرحلة تقديم الخدمة والمنتج اللذين يهدف المشروع إلى تقديمهما وتكاملهما مع المنتجات والخدمات التي تقدمها المشاريع الأخرى وتقييم مدى تحقيق المشروع للأهداف الموضوعة.

5- مرحلة نهاية المشروع: تتضمن هذه المرحلة تصفية وإنهاء المشروع وتحويل موارد المشروع إلى مشاريع أخرى والاستفادة من الدروس والتجارب التي مرت بها مراحل المشروع.

العناصر الأساسية لتنظيم المشاريع

1- تنظيم الزمن أمثلة إنجاز المشروع.

2- تنظيم الموارد أمثلة الموارد التي يمكن حشدها لإنجاز المشروع.

3- ضبط الكلفة أي معالجة المشاكل المتعلقة بالمغلف المالي, الميزانية, تمويل الأعمال.

طريقة تنظيم الزمن وتنظيم الموارد

يتم تقسيم المشروع إلى مجموعة من الأعمال التي يؤدي تنفيذها إلى إنجاز المشروع, ويتم تقسيم هذه الأعمال إلى مجموعة من العمليات وعلى مجموعة من مناطق التنفيذ أي يتم تقسيم الأعمال إلى مهام, ومن خلال التخطيط (تنظيم الزمن والموارد) يتم تحديد خصائص هذه المهام (الموقع, المدة, الكلفة, الموارد, الروابط).

ومن ثم باستخدام إحدى تقنيات التنظيم الزمني يتم تنفيذ هذه المهام بطريقة تؤدي إلى أمثلة زمن المشروع والاستخدام الأمثل لوسائط الإنتاج ثم يتم تمثيل التخطيط الزمني على شكل مخططات زمنية وجرت العادة اتباع أربع مستويات أساسية.